Commis de bureau - Pointe Claire

Location: Pointe-Claire

Nous recherchons un professionnel rigoureux et très organisé pour rejoindre notre équipe. Ce poste est au cœur de nos activités quotidiennes : il garantit la précision de notre documentation, la fluidité de notre communication et la gestion rigoureuse de nos processus financiers. Le candidat idéal est une personne proactive, capable de résoudre les problèmes, qui s'épanouit dans un environnement dynamique et qui met un point d'honneur à maintenir une ambiance de travail professionnelle.

Avantages
Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h 30 ou de 8 h 30 à 17 h
Avantages sociaux (assurance maladie, assurance dentaire)
Salaire compétitif : 55 000 $ à 65 000 $ (selon l'expérience)
Prime de rendement
2 à 3 semaines de congés (selon l'expérience)
Travailler pour un leader du secteur
Travailler pour une entreprise en pleine croissance

Responsabilités
Principales responsabilités
1. Assistance administrative et de secrétariat
Gestion des documents : tenir à jour, organiser et mettre à jour les systèmes de classement physiques et électroniques afin de garantir que tous les dossiers sont à jour et facilement accessibles.

Logistique de bureau : surveiller et commander les fournitures de bureau, gérer les stocks et veiller à ce que l'espace de travail reste organisé et fonctionnel.

Correspondance : Gérer le courrier entrant et sortant ; préparer, mettre en forme et relire les notes de service, rapports et documents professionnels courants.

Utilisation des équipements :
Superviser l'utilisation des équipements de bureau standard, notamment les scanners, les photocopieurs et les télécopieurs.

2. Saisie de données et tenue des registres
Exactitude des données :
Saisir et mettre à jour les informations dans les bases de données et les systèmes de gestion de l'entreprise en accordant une grande attention aux détails.

Gestion de feuilles de calcul :
Utiliser Microsoft Excel pour suivre les données, effectuer des analyses de base et compiler des rapports consolidés.

Suivi des échéances :
Tenir à jour des registres rigoureux des échéances pour divers comptes, documents et calendriers internes.

3. Communication
Accueil :
Servir de premier point de contact en répondant au téléphone, en accueillant les visiteurs et en orientant les demandes vers les services concernés.

Planification : Gérer des agendas complexes, coordonner les rendez-vous et aider à la planification des réunions et des événements d'entreprise.

Circulation de l'information :
Diffuser des informations générales aux clients et au public par téléphone, par e-mail ou aux guichets d'accueil.

4. Gestion financière et administrative
Contrôle des transactions : vérifier et valider les feuilles de temps, les bons de livraison et les factures afin de garantir leur conformité avec les directives de l'entreprise.

Assistance comptable : apporter son aide pour les tâches financières de base, notamment la saisie des dépenses, le traitement des comptes fournisseurs (AP) et la création des factures clients (AR).

Émission de documents : préparer et émettre des documents officiels tels que des permis, des reçus et des fiches de travail, selon les besoins.

Qualifications
Maîtrise approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Bilingue (anglais et français) (à l'écrit et à l'oral)

Interactions quotidiennes ou régulières avec des [clients/partenaires/collaborateurs] anglophones, tant en interne qu'en externe, situés hors du Québec

Sens de l'organisation : capacité avérée à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais stricts.

Communication : excellentes compétences en communication orale et écrite, avec un souci particulier de l'étiquette professionnelle.

Précision : souci du détail, notamment en matière de saisie de données et de documentation financière.

Expérience : une expérience préalable dans un poste administratif ou de secrétariat est un atout.

Sommaire
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