Job Description & How to Apply Below
Key Responsibilities
Manage all vacant shifts due to employee and volunteer absences, including unplanned absences, according to the collective agreement and HCO policies and document all changes at the time of occurrence.
Ensure that replacement staff is according to the collective agreement and HCO processes.
Ensure staff and volunteer schedules are accurate and quotas are met.
Ensure quality of service by answering phone calls and dealing with scheduling emergency calls.
Logging all scheduling issues for continuity of service.
Principales responsabilités
Gérer tous les quarts de travail inoccupés en raison d’absences d’employés et de bénévoles, y compris les absences imprévues, conformément à la convention collective et aux politiques de HCO, et consigner tous les changements dès qu’ils surviennent.
S’assurer que le personnel de remplacement est conforme à la convention collective et aux processus de HCO.
S’assurer que les horaires du personnel et des bénévoles sont exacts et que les quotas sont respectés.
Assurer la qualité du service en répondant aux appels téléphoniques et en gérant les appels d’urgence liés à l’horaire.
Consigner tous les problèmes liés à l’horaire afin d’assurer la continuité du service.
Connaissances, compétences et aptitudes requises
Capacité à bien s'organiser et à prendre des décisions rapides et efficaces.
Excellentes compétences en informatique.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
Solides aptitudes interpersonnelles et analytiques.
Souci du détail.
Expérience récente en planification des horaires dans un environnement syndiqué.
Excellentes compétences en gestion du temps et en organisation.
Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en anglais requises ; le bilinguisme est considéré comme un atout.
Excellentes aptitudes interpersonnelles et approche axée sur le client.
Capacité à travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et au sein d'une équipe.
Capacité à respecter la confidentialité.
Capacité à établir des priorités, à gérer efficacement des demandes concurrentes dans un environnement chargé et dynamique, et à respecter les échéances.
Capacité à travailler malgré des interruptions fréquentes et sous pression.
Capacité à établir des relations positives au sein d'une équipe de travail diversifiée.
Capacité à travailler occasionnellement en soirée et la fin de semaine au besoin.
Comme Hospice Care Ottawa exige que ses établissements assurent une couverture 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sans aucune période sans surveillance, le préposé à l’horaire hors heures normales est chargé de répondre à la ligne d’appel hors heures normales afin de gérer et de mettre à jour l’horaire en cas d’absences pour cause de maladie ou d’absences imprévues du personnel et des bénévoles d’Hospice Care Ottawa.
La ligne d’appel hors heures normales est assurée les soirs de semaine de 16 h 30 à 8 h 30, ainsi que du vendredi à 16 h 30 jusqu’au lundi à 8 h 30. Le poste est rémunéré à raison de 4 heures par soir de semaine et de 8 heures par jour pour la couverture de fin de semaine.
Les heures travaillées au-delà de 4 heures par soir de semaine ou de 8 heures par fin de semaine seront rémunérées au taux horaire.
#J-18808-Ljbffr
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