Adjoint.e exécutif.ive Job Montréal area,Montreal Province de Québec Canada,Administrative/Clerical

Location: Montreal

Qui sommes-nous ?

L’Associationde la construction du Québec - région Métropolitaine est un organisme sans but lucratif dans le secteur de la construction. Notre mission est de soutenir les entrepreneurs de l’industrie dans leur développement en leur offrant, entre autres, des formations pertinentes et adaptées à leurs besoins.

Principales responsabilités

Soutien à la direction générale

Collaborer avec la direction à la planification, la mise en œuvre et le suivi de différents projets et plans d’action.

Participer à des séances de réflexion stratégique et contribuer à la résolution de problématiques administratives ou organisationnelles.

Rédiger, corriger et mettre en page des communications, rapports, présentations et autres documents professionnels.

Effectuer des recherches, compiler des données, produire des tableaux d’analyse, graphiques et documents pour la direction et le conseil d’administration.

Élaborer et maintenir des outils de suivi : tableaux de bord, fichiers de données, indicateurs.

Coordonner la logistique des réunions, rencontres et engagements de la direction, incluant l’organisation des rencontres du conseil d’administration (avis de convocation, ordres du jour, documentation).

Collaborer à la coordination de projets spéciaux et d’activités corporatives.

Agir comme personne-ressource auprès de certains fournisseurs ou sous-traitants, notamment en lien avec la gestion immobilière.

Offrir un soutien à la direction pour certaines étapes du processus d’embauche et d’intégration des nouveaux employés.

Gestion documentaire et optimisation administrative

Assurer une organisation efficace des dossiers physiques et numériques.

Procéder à la conservation, à l’archivage ou à la destruction sécuritaire des documents officiels ou confidentiels.

Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives, en révisant ou en proposant des processus adaptés à la réalité de l’organisation.

Veiller à la conformité des pratiques administratives avec les obligations prévues par la Loi 25 (protection des renseignements personnels).

Implication et contribution au sein de l’ACQ Métropolitaine

Participer aux activités internes, projets collectifs et événements organisés par l’ACQ Métropolitaine.

Agir comme ambassadeur(-rice) de l’organisation auprès des membres et partenaires.

Offrir un soutien ponctuel aux collègues, dans une logique de collaboration et de fluidité organisationnelle.

Contribuer aux échanges d’équipe, aux rencontres et aux activités de mobilisation.

Informer la direction des enjeux, besoins ou observations liés à ses fonctions.

Accomplir toute autre tâche contribuant au bon fonctionnement de l’organisation.

Ce poste est fait pour vous si vous détenez :

Diplôme collégial (DEC) ou professionnel (DEP/AEC) en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent, ou expérience équivalente.

Expérience pertinente d'une (1) à deux (2) années dans un rôle similaire.

Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;

Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de bureautique.

Connaissance du milieu de la construction ou du secteur associatif (un atout).

Rigueur, autonomie, initiative et débrouillardise ;

Un esprit d’équipe et une habileté à bâtir des relations interpersonnelles, discrétion et tact ;

Une capacité à gérer de nombreux dossiers simultanément selon les échéanciers établis ;

Une connaissance avancée des logiciels MS Office 365 (Excel, Outlook et Teams).

Compétences essentielles liées à la fonction

Communication claire et professionnelle : capacité à rédiger avec précision, à s’exprimer avec diplomatie, et à interagir efficacement avec divers publics.

Autonomie et initiative : capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins, à poser des actions concrètes sans supervision étroite et à faire preuve de proactivité dans la gestion des priorités.

Organisation et gestion des priorités : aptitude à planifier efficacement, à structurer son travail et à gérer plusieurs mandats à la fois avec méthode.

Esprit d’analyse et de synthèse : capacité à traiter l’information, à poser un regard critique et à proposer des solutions pertinentes.

Polyvalence et…