Adjoint; e administratif; ve

Nous sommes à la recherche d'un talent authentique et organisé pour rejoindre notre équipe à titre de coordonnateur(trice) administratif(ve). Si tu cherches un environnement stimulant où tu es un membre clé d'une équipe collaborative qui s'appuie sur toi pour assurer la fluidité des opérations avec rigueur et bienveillance, ce poste est fait pour toi.

Sous la supervision de la présidence, tu joueras un rôle clé dans l'appui administratif de la direction et au cœur de nos opérations quotidiennes. Tu seras responsable de la coordination de plusieurs volets : soutien à la direction, gestion administrative des mandats, communications et facturation, tout en contribuant activement à l'atteinte de nos objectifs communs dans un cabinet-conseil en pleine croissance.

Tes principaux défis

Soutien à la direction

• Gérer et coordonner l'agenda de la direction, organiser les rencontres internes et clients et assurer le suivi des communications ;
• Rédiger, préparer et mettre en forme la correspondance, les documents et les rapports nécessaires à la direction et à l'équipe ;
• Organiser les réunions et les rendez-vous, incluant la logistique (réservations de salles, gestion des invitations, déplacements) ;
• Soutenir la direction dans l'organisation des événements et des représentations.

Coordination administrative et soutien aux mandats

• Assurer la coordination administrative des mandats en cours en soutien aux consultant(e) s et à la direction ;
• Préparer, mettre en forme et réviser des documents professionnels (rapports, présentations, contrats, politiques, etc.) ;
• Assurer le suivi rigoureux des dossiers clients : mise à jour des outils de gestion de projets, relances et coordination des prochaines étapes ;
• Participer à la mise à jour des offres de services des clients ;
• Assurer la conformité des feuilles de temps et des rapports de dépenses des membres de l'équipe ;
• Coordonner les demandes de l'équipe en matière de formation, certification, absences, vacances, soutien et équipement ;
• Gérer et coordonner les achats internes.

Communications

• Publier les supports de communication en s'assurant de la qualité du français (site Web, outils promotionnels) ;
• Coordonner avec les fournisseurs les diverses publications et productions sur nos médias (site web, Facebook, Linkedin);
• Coordonner la traduction des documents internes et externes au besoin.

Facturation

• Assurer la coordination du processus de facturation en collaboration avec la présidente : préparer et saisir les factures clients dans le système de gestion interne ;
• Valider les montants avec la direction avant l'envoi, effectuer les suivis nécessaires et veiller à l'envoi dans les délais requis ;
• Effectuer le suivi des comptes clients pour assurer le paiement des factures en temps voulu.

Tu es la personne que l'on recherche si

• Tu possèdes 3 à 5 ans d'expérience pertinente en administration, idéalement au sein d'une PME ou en soutien à une direction ;
• Tu détiens un diplôme d'études collégiales ou un certificat en administration, communication ou domaine connexe (un atout) ;
• Tu as d'excellentes compétences en communication écrite et verbale en français (anglais un atout) ;
• Tu maîtrises très bien la suite Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
• Tu fais preuve d'un grand souci du détail, de rigueur et de discrétion dans la gestion d'informations sensibles ;
• Tu as la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de prioriser ;
• Tu es proactif(ve) et tu sais anticiper les besoins de la direction ;
• Tu gères bien la pression et, même dans les périodes de stress, tu gardes ton calme et ton sourire ;
• Tu es reconnu(e) pour ta curiosité naturelle, ton tact et ta facilité à travailler en équipe;
• Tu t'intéresses aux ressources humaines et aux tendances actuelles en milieu de travail ;

Pourquoi te joindre à l'équipe

• Possibilité d'une semaine de travail de 4 jours ;
• Télétravail hybride : 3 jours au bureau (les journées sont flexibles) ;
• Horaires d'été : on termine à midi les vendredis pour profiter de la saison estivale ;
• Nos bureaux sont fermés entre Noël et le Jour de l'an ;
• Trois semaines de vacances réparties tout au long de l'année ;
• 6 jours de congés personnels ;
• Un mois de télétravail à l'étranger…