Adjointe administrative, Adjoint administratif

Job Overview
Raison D’être Du Poste:
Offrir un soutien et effectuer diverses tâches visant à appuyer les opérations administratives d’un département, un programme spécifique ou un évènement, tout en assurant la conformité aux politiques et procédures connexes.

Responsibilities

Tâches administratives :
Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du département/programme/événement, comme la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et préparation de divers documents, la gestion des calendriers et la gestion du courrier, tout en s’assurant de rencontrer les standards de qualité de l’Université dans son travail.

Organisation des rencontres :
Fournir un appui administratif dans l’organisation et la coordination des rencontres et événements afin d’assurer leur bon déroulement. Réserver les salles de rencontre, arranger les traiteurs, préparer les ordres du jour et tout autre document.

Service à la clientèle :
Accueillir les visiteurs ; répondre aux demandes de renseignements générales des clients et les guider dans les procédures internes pour offrir un service de haute qualité. Réponses possibles par personne, courriel, téléphone ou courrier.

Achats et contrôle des stocks :
Effectuer des achats décentralisés des biens et services selon les politiques pertinentes. Contrôler les stocks, suivre la demande et reconstituer les fournitures.

Production de rapports :
Fournir divers rapports de nature simple selon un calendrier fixe et ponctuel sur les activités du département/programme/événement pour soutenir la planification stratégique.

Gestion de dossiers : Établir et tenir un système efficace de classement de dossiers, assurer la confidentialité et la disponibilité de documents complets.

Documentation : Rédiger et mettre à jour la documentation interne sur les procédures, processus et systèmes liés aux responsabilités du titulaire.

Coordination du travail des subalternes : Déléguer des tâches à des subalternes, généralement des étudiants RTE, et veiller à leur complétion selon les normes et directives données.

What You Bring

Formation postsecondaire en administration et bureautique ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.

Au moins deux (2) années d’expérience dans un rôle similaire.

Bilinguisme : français et anglais (oral et écrit) avec, minimum, un niveau Avancé faible de compréhension orale et écrite dans la deuxième langue officielle.

Connaissance et expérience des systèmes informatiques et des logiciels tels que Windows, traitements de texte, tableurs, bases de données, Internet et courriel.

Fortes aptitudes en relations interpersonnelles, communication et service à la clientèle.

Expérience dans l’interprétation, l’explication et l’application de politiques et règlements.

Expérience de la rédaction administrative bilingue.

Expérience de la production de rapports.

Capacité à produire du travail de qualité supérieure sous pression, tout en respectant des délais serrés.

Initiative, autonomie et bon jugement.

Bon sens de l’organisation.

Key Competences at the University of Ottawa

Planification :  Mettre en place des mesures ou événements pour atteindre un objectif, planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.

Initiative :  Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs, être proactif et débrouillard.

Souci du service à la clientèle :  Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins, anticiper les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions.

Travail d’équipe et coopération :  Coordonner et collaborer efficacement avec les membres de l’équipe pour atteindre les objectifs communs, accepter et formuler des critiques constructives, et modifier son comportement au besoin.

EEO and Diversity Statement
L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence.…