Adjoint-e executive

Location: Montreal

Vous êtes un(e) professionnel(le) de l'administration à la recherche d'un rôle où votre rigueur organisationnelle aura un véritable impact social ?

Nous collaborons actuellement avec un OBNL de premier plan, profondément engagé envers sa communauté, pour trouver son ou sa prochain(e) Adjoint(e) à la direction.

Dans ce rôle, vous agirez comme le véritable bras droit de la Direction générale. Votre mission sera de soutenir la gestion quotidienne des activités avec un souci constant de l'efficacité opérationnelle et de la saine gestion des ressources. Plus qu'un simple poste administratif, vous contribuerez de façon tangible à l'accomplissement de la mission sociale de l'organisme en assurant des communications internes et externes fluides et professionnelles.

De plus, vous occuperez une position de confiance en jouant un rôle central dans la coordination stratégique et les échanges avec le Conseil d’Administration.

Prêt(e) à mettre votre talent et votre leadership administratif au service d'une cause qui compte ? N'hesitez pas a appliquer!

Avantages
- Poste temporaire a temps plein ( 40h/semaine)
- Possibilite de travailler sur 3 jours dependamment de l experience ( salaire calcule au prorata des heures travaillees)
- Télétravail :
Conformément à la politique de l’organisme, une journée de télétravail est permise et peut être modifiée à la discrétion de la superviseure directe selon les besoin opérationnels .

Responsabilités
Assistance à la direction générale:

• Assurer la gestion des agendas, l’organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des déplacements ;

• Préparer les documents et rapports nécessaires pour les réunions de direction ;

• Rédiger des courriers et des communications internes et externes.

Coordination avec le Conseil d'Administration (CA) :

• Organiser les réunions du CA, en coordination avec la direction (préparation des ordres du jour, convocation des membres, réservation des lieux, etc.) ;

• Rédiger et distribuer les procès-verbaux des réunions du CA et assurer le suivi des décisions prises ;

• Préparer et fournir au CA les documents nécessaires à la prise de décisions (rapports financiers, projets en cours, plans d’action) ;

• Assurer la liaison entre la direction et le CA, en facilitant la communication fluide des informations stratégiques et administratives

• Aider à la préparation des rapports annuels à destination du CA, en fournissant des données sur les projets, les résultats et les finances.

Accueil et gestion administrative :

• Superviser les tâches administratives quotidiennes (gestion des appels, traitement du courrier, archivage) ;

• Assurer les commandes de petits matériels de bureau et s’assurer de la mise à jour du stock.

• Accueille les différents visiteurs (donateurs, livreurs, clientes, etc) et répond à leurs demandes en communiquant avec les personnes de l’équipe concernées.

Interface entre les départements :

• Assurer la liaison entre la direction et les différents services de l’entreprise pour fluidifier la communication ;

• Répondre aux demandes de soutien administratif des différentes directions ;

• Participer à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise en veillant à la bonne coordination des équipes.

Communication interne et externe :

• Rédiger des documents internes, des présentations et autres supports de communication pour la direction ;

• Gérer les relations avec les partenaires externes, en veillant à la bonne représentation de l’entreprise.

Accomplir toute autre tâche connexe en lien avec les fonctions du poste, selon les besoins organisationnels.

Qualifications
Compétences du poste

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à organiser des agendas et à respecter des délais ;

• Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit, tant en interne qu’en externe ;

• Travaille en équipe et sait collaborer aisément et efficacement vers un objectif commun;

• La personne doit faire preuve de bienveillance et s’intéresser sincèrement à la mission de l'organisation;

• Fait preuve de rigueur, de soucis du détail et de la qualité dans la réalisation de ses tâches.

• Confidentialité ; respecter la confidentialité des données et des informations et faire preuve…