Coordonnateur; trice), espaces de bureau et expérience employé

À titre de Coordonnateur(trice), espaces de bureau et expérience employé chez LGI Solutions Santé, vous assurez la coordination des activités liées à nos bureaux et veillez à offrir une expérience positive à toutes les personnes qui y travaillent ou qui les visitent.

Vous serez garant(e) d’assurer des relations harmonieuses avec les propriétaires des bâtiments et les différents fournisseurs de services (entretien ménager, approvisionnement, etc.) et d’effectuer le suivi de nos baux commerciaux.

Vous offrirez également un soutien administratif à l’équipe responsable des communications, des événements d’entreprise et de l’expérience employé (planification de rencontres, coordination logistique, etc.). Ce poste est à temps plein, sur site, dans nos bureaux stratégiquement situés au cœur du centre-ville de Montréal, à deux pas du transport en commun (EXO, REM, autobus, métro).

Responsabilités principales:

Coordination des fournisseurs, des services et des activités liées aux bureaux

• Agir à titre de premier point de contact entre LGI Solutions Santé et les bailleurs des différents locaux et coordonner avec les partenaires internes (Services juridiques, Finances, Culture et talents, TI)
• Coordonner le cycle complet des contrats de services avec les fournisseurs liés aux espaces locatifs (suivi, qualité, renouvellement) et assurer la prestation de ces services (matériel, fournitures, stationnement, entretien ménager, sécurité, etc.).
• Effectuer le suivi de la facturation liée aux bureaux (réception, validation et suivi du traitement)
• Coordonner l’exécution et effectuer le suivi de projets d’améliorations locatives
• Veiller à la sécurité des lieux (accès, systèmes d’alarme, protocoles d’urgence, conformité)
• Coordonner les procédures de bureau et appliquer les meilleures pratiques
• Assurer la liaison avec les gestionnaires du bureau de Québec afin d’harmoniser les pratiques et le partage d’information

Accueil et expérience employé

• Accueillir le personnel de LGI et les personnes qui visitent notre bureau de Montréal de façon courtoise et professionnelle
• Coordonner l’accueil et l’intégration des personnes nouvellement embauchées sur le plan logistique (accès aux locaux, équipement et remise des cadeaux de bienvenue) et gestion de l’inventaire associé
• Gérer les produits et services offerts sur place aux employés (fruits, café, collations, breuvages, etc.) ainsi que les commandes et l’inventaire associés
• Remplir et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine
• S'assurer du bon fonctionnement et du bon entretien des espaces de travail collaboratifs, des salles de conférence et des espaces communs
• Appliquer les politiques relatives aux espaces de bureau et s’assurer du respect de celles-ci (santé et sécurité, mesures sanitaires, etc.)

Soutien administratif

• Créer, maintenir et gérer le calendrier du bureau (activités, événements, entretien, activités récurrentes, etc.)
• Offrir un soutien administratif à la cheffe, Culture et talents et à l’équipe responsable des communications, des événements d’entreprise et de l’expérience employé
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques des réunions et autres événements d’entreprise (logistique, fournisseurs, traiteurs, espaces)
• Effectuer la réception, le traitement et l’expédition des commandes et du courrier

Connaissances, expérience et expertise requises

• 6 à 8 ans d’expérience en coordination d’espaces de bureaux, services administratifs ou rôle similaire
• Expérience en coordination de projets (améliorations locatives, activités sociales, etc.)
• Grande capacité à collaborer avec différentes parties prenantes
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer les priorités et à résoudre les enjeux avec créativité
• Aisance à composer avec des niveaux d'achalandage variables au bureau
• Être à l’affût des nouvelles tendances (bien-être et sécurité des employés), règlementations et exigences (conformité, standards, etc.)
• Être certifié(e) secouriste en milieu de travail ou s’engager à obtenir la certification
• Être disposé(e) à voyager à l’occasion à notre bureau de Québec

• Diplôme D.E.P ou D.E.C en administration ou domaines connexes. Une combinaison…