Location: Montreal
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Adjoint(e) administratif(ve) / Administrative AssistantOBJECTIF PRINCIPAL :Apporter un soutien administratif, y compris la préparation de la correspondance et des rapports, le classement et d’autres activités générales de soutien au bureau.
FONCTIONS ESSENTIELLES et RESPONSABILITÉS
Produire de la correspondance, des rapports et d’autres documents; classer des documents, tenir et suivre le dossier d’attente, faire des photocopies, etc.
Fournir une assistance téléphonique d’appoint.
Traiter les factures; tenir des registres.
Tenir les registres de présence de l’unité, la bibliothèque de documents et/ou les manuels.
Consigner les procès-verbaux des réunions.
Organiser les déplacements.
Maintenir un inventaire de fournitures adéquat; commander des fournitures au besoin.
AUTRES FONCTIONS et RESPONSABILITÉS
S’acquitter d’autres fonctions attribuées.
Prendre en charge le(s) programme(s) de qualité de l’organisation.
QUALIFICATIONS
Formation et accréditations
Diplôme d’études secondaires requis
Expérience
Une (1) année d’expérience en administration générale de bureau, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience requis. Préférence pour les candidats ayant de l’expérience auprès de compagnies d’assurance, de courtiers ou de consultants.
Compétences et connaissances
Excellente communication orale et écrite, avec des compétences de présentation
Connaissances informatiques, y compris les produits Microsoft Office
Compétences d’analyse et d’interprétation
Solides compétences organisationnelles
Bonnes aptitudes interpersonnelles
Capacité à travailler efficacement dans un environnement d’équipe
Capacité à atteindre ou dépasser le niveau de rendement attendu
Les déclarations contenues dans ce document sont destinées à décrire la nature générale et le niveau du travail effectué par un(e) collègue affecté(e) à ce poste. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de fonctions, de devoirs ou de variantes locales. La direction se réserve le droit d’ajouter ou de modifier à sa discrétion les fonctions du poste en tout temps.
Nous nous sommes engagés à mettre en place des processus de recrutement et de sélection inclusifs et sans obstacles. Si l’on vous contacte pour une offre d’emploi, veuillez communiquer avec les Ressources collègues si vous avez besoin de mesures d’adaptation.
PRIMARY PURPOSE:To provide administrative support including preparing correspondence and reports, filing, and other general office support activities.
ESSENTIAL FUNCTIONS and RESPONSIBILITIES
Produces correspondence, reports, and other documentation;filesdocuments,maintainsand tracks suspensefile, photocopies, etc.
Provides back-up telephone support.
Processes invoices andbillings; maintainsrecords.
Maintains unit attendance records,libraryand/or manuals.
Records meeting minutes.
Makes travel arrangements.
Maintains adequate supplyinventory; orderssuppliesas needed.
ADDITIONAL FUNCTIONS and RESPONSIBILITIES
Performs other duties as assigned.
Supports the organization's quality program(s).
QUALIFICATIONS
Education & Licensing
High school diplomaor equivalentrequired
Experience
One (1) year of experience in general office administrative duties or equivalent combination of education and experiencerequired. Experience with an insurance company, broker or consultant preferred.
Skills & Knowledge
Excellent oral and written communication, including presentation skills
PC literate, including Microsoft Office products
Analytical and interpretive skills
Strong organizational skills
Good interpersonal skills
Ability to work in a team environment
Ability to meet or exceed Performance Competencies
The statements contained in this document are intended to describe the general nature and level of work…
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