Adjointe administrative; Remplacement

*** Sommaire du poste

En tant que véritable partenaire de confiance de la Direction, votre rôle est d'assurer un soutien exécutif et opérationnel de haut niveau. Dans un environnement dynamique et en évolution rapide, vous assurez la fluidité de la coordination des priorités et la livraison efficace des objectifs de l'équipe et de la Direction.

• Coordonner, planifier et gérer de manière proactive les agendas complexes des Directeurs, en veillant à l'optimisation de leur temps.
• Connaître le processus d'achat (DA) et fournir l'aide nécessaire pour le suivi dans le système SAP.
• Effectuer le suivi de la facturation et de la réception, suivre les dépenses du département administratif des directeurs.
• Gérer l'organisation complète des voyages d'affaires (réservations, itinéraires, logistique) et assurer la préparation des notes de frais (rapports de dépenses) des directeurs.
• Assurer un bon suivi hebdomadaire de la main d'œuvre.
• Accompagner l'adjointe exécutive dans la planification et la coordination des grands événements.
• Suivi des comptes : création des profils pour les nouveaux arrivants, fermetures lors des départs.
• Maintenir une bonne connaissance et application des politiques et procédures de l'entreprise afin de pouvoir fournir un support fiable et cohérent à l'équipe.
• Rédiger de la correspondance interne et externe, autant en français qu'en anglais.
• Effectuer toute autre tâche connexe requise.

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou toute autre formation jugée pertinente.
• Minimum de cinq (5) années d'expérience dans un rôle similaire d'Adjoint(e) de Direction.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais).
• Maîtrise avancée de la suite Google Workspace ou MS Office.
• Capacité démontrée à gérer l'agenda et la logistique (déplacements complexes, réunions) des directeurs.
• Solide capacité à prioriser les tâches, à gérer l'urgence et le stress, et à mener de front plusieurs dossiers complexes.
• Organisé(e), autonome et rigoureux(se), capable de travailler de manière proactive avec un souci du détail impeccable.
• Excellent jugement professionnel, sens aigu de la confidentialité et de la diplomatie.
• Fort dynamisme, esprit d'équipe et d'excellentes relations interpersonnelles permettant d'assurer une liaison efficace avec les intervenants internes et externes.
• Fait preuve de débrouillardise et d'une approche orientée vers les solutions pour résoudre les problèmes rapidement.
• Bonne connaissance et expérience de travail avec le système SAP (un atout).
• Cet emploi exige une connaissance des risques de conformité potentiels et un engagement à agir avec intégrité, comme base de la réussite, de la réputation et de la croissance durable de la société.

Fixed term

Professional

Administration / Documentation

Airbus s'engage à assurer la diversité de sa main-d’œuvre et à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons toutes les candidatures, quels que soient le milieu social et culturel, l'âge, le genre, l'invalidité, l'orientation sexuelle ou les croyances religieuses des postulants. Airbus est depuis toujours attaché à l'égalité des chances pour tous. En tant que tel, nous ne demanderons jamais aucun type d'avance de frais dans le cadre d'un processus de recrutement.