Chef de bureau – Cabinet d’avocats

Chef de bureau – Cabinet d’avocats – Montréal

Vous avez au moins deux ansd’expérience en gestion de bureau , en service professionnel et idéalement en gestion de personnel , et vous souhaitez passer à l’étape supérieure ? Ceposte est fait pour vous !

Sous la supervision de la Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique au Canada , le ou la Chef.fe de bureau jouera un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau d’avocats, en veillant à des opérations efficaces, structurées et professionnelles .

Dans ce poste central, vous serez responsable de la gestion quotidienne du bureau de Montréal et agirez comme personne-ressource pour toute question liée aux installations et à la vie de bureau .

• Poste permanent à temps plein, du lundi au vendredi (35 heures/semaine), en présentiel
• Assurances collectives (dentaire, médicaments, lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour
• Compte santé de 500 $ par an
• Compte de dépenses bien‑être et sportives de 300 $ par an
• 10 jours de congés maladie et personnels
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés)
• REER disponible dès le premier jour. La participation de l’employeur sera versée après un an de travail
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selon l’expérience

• Gérer les relations avec le propriétaire de l’immeuble et coordonner les demandes liées aux installations (réparations, entretien, accès, nettoyage, etc.)
• Agir comme personne de liaison avec les fournisseurs et superviser les services liés aux opérations du bureau
• Superviser la réception et l’accueil des visiteurs, en collaboration avec la réceptionniste et en assurant un service professionnel en tout temps
• Gérer les fournitures de bureau et de cuisine, le mobilier ainsi que l’entretien des équipements (imprimantes, photocopieurs, etc.)
• Coordonner l’aménagement des espaces de travail (attribution des bureaux, organisation des postes de travail et projets de réaménagement)
• Veiller au respect des normes de santé, sécurité et mesures d’urgence, incluant la coordination des exercices d’évacuation et l participation au plan de continuité des activités
• Collaborer avec les équipes TI, RH et services internes afin de faciliter l’intégration des nouveaux employés et le bon déroulement des projets internes
• Participer à la gestion administrative du bureau, notamment le suivi de certains budgets et des adhésions professionnelles
• Contribuer à la vie de bureau en participant à l’organisation d’événements internes et en soutenant un environnement de travail dynamique et collaboratif

• Études postsecondaires, diplôme d’études collégiales ou autre formation académique jugée équivalente
• Un minimum de deux à quatre ans d'expérience préalable pertinente, idéalement acquise au sein d'un cabinet d'avocats ou dans un autre environnement de services professionnels
• Une expérience avérée en gestion d'employé
  · e·s est essentielle
• Bilinguisme avancé (français/anglais) à l'oral et à l'écrit, afin de communiquer efficacement avec l’ensemble du personnel du bureau et avec ceux dans les succursales dans d’autres province ou à l’étranger
• Capacité à communiquer et à interagir efficacement avec tous les niveaux organisationnels du cabinet, y compris les avocat
  · e·s, les associés
  · e·s et les divers membres du personnel administratif ainsi qu'avec les invités, les clients et les visiteurs
• Excellent sens de l'organisation, souci du détail et rigueur dans le travail effectué
• Tact, discrétion et capacité à exercer un bon jugement
• Capacité à travailler au sein d'une équipe impliquant de manière autonome avec un minimum de supervision
• Capacité à identifier les problèmes dès leur apparition, ainsi qu'à rechercher et à présenter des solutions afin de les résoudre efficacement
• Capacité à mener plusieurs projets de front pour respecter des délais différents et à changer rapidement de direction selon l'évolution des besoins liés au flux de travail
• Maintenir un comportement professionnel dans des situations génératrices de stress
• Respecter une confidentialité stricte à l'égard des projets et des communications sensibles
• Conserver une attitude positive et dynamique