Adjointe administrative

Location: Montreal

Êtes-vous à la recherche d'un nouveau défi administratif? Êtes-vous intéressé par une carrière dans le secteur juridique?

Souhaitez-vous vous joindre à une organisation nationale qui favorise le développement personnel des individus et offre des perspectives de carrière stimulantes ?

Notre client, un important cabinet juridique national, cherche à embaucher une Adjointe administrative pour leur bureau situé au centre-ville de Montréal.

N'hésitez pas à postuler si vous pensez être la bonne personne pour le poste !

Avantages
- Salaire compétitif basé sur l'expérience
- 3 à 4 semaines de congés (selon l'expérience)
- 6 jours de congés personnels + 2 jours supplémentaires (1 pour le bénévolat et 1 pour l'anniversaire)
- Assurance maladie complète dès le premier jour, payée par l'entreprise
- Modèle de travail :
Hybride 3 jours au bureau / 2 jours télétravail (100 % au bureau durant les 3 premiers mois)
- Forte implication dans la communauté et engagement en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion

Responsabilités
-Production de documents : Rédiger, réviser et corriger la correspondance, les mémos et les documents transactionnels complexes.
-Procédures juridiques :
Préparer les documents judiciaires de base et maintenir à jour les connaissances en terminologie juridique, en règles de pratique et en terminologie médicale, le cas échéant.
-Gestion documentaire et dossiers : Gérer le cycle de vie complet des dossiers clients (création, classement et archivage).
-Administration générale :
Exécuter les tâches essentielles, notamment la numérisation, l'impression, la saisie de données et la création de reliures physiques ou numériques.
-Comptes de dépenses :
Traiter les dépenses des professionnels et produire des rapports détaillés conformément aux directives du Cabinet.
-Facturation : Gérer les factures des fournisseurs/tiers et les demandes de chèques au sein des systèmes financiers du Cabinet.
-Gestion des déplacements :
Organiser des itinéraires de voyage complets, incluant les réservations de vols, d'hébergement et de transport terrestre.
-Liaison avec les intervenants :
Agir à titre de point de contact central, acheminer les demandes vers les ressources appropriées du Cabinet et résoudre les problèmes de processus pour les professionnels.
-Intégration d'équipe :
Favoriser un environnement collaboratif par le mentorat, le partage proactif de connaissances et la participation active aux initiatives d'équipe.
-Service à la clientèle :
Travailler directement avec les avocats et les clients du Centre de ressources pour assurer la continuité des opérations juridiques et la satisfaction de la clientèle.
-Réception et triage : Gérer le processus de réception en priorisant, coordonnant et triant les demandes afin d'assurer leur exécution dans les délais.
-Suivi du système :
Assurer la mise à jour précise du système de gestion du flux de travail pour suivre les demandes et offrir un soutien auxiliaire au Centre de ressources.
-Contrôle de la qualité :
Effectuer un contrôle de qualité rigoureux sur son propre travail et réviser les documents produits par les pairs pour en assurer l'exactitude.

Qualifications
-Compétences linguistiques :
Parfaitement bilingue en français et en anglais (à l'écrit comme à l'oral)
-Formation :
Diplôme d'études supérieures dans le cadre d'un programme de formation d'assistant juridique, d'assistant de direction ou d'assistante administrative.
-Expérience : 1 à 3 ans d'expérience pertinente, de préférence dans le secteur juridique ou des services professionnels.
- Compétences techniques : maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
- Communication : excellentes compétences en traitement de texte, orthographe, relecture et révision.
- Professionnalisme : capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe tout en faisant preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions.
- Service à la clientèle : expérience avérée dans la prestation d’un service de haut niveau tant auprès des collègues que des avocats.
- Sens de l'organisation :
Forte aptitude à gérer les priorités et à mener plusieurs dossiers de front de manière…