Adjoint; e) administratif; ve

En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle essentiel en offrant un soutien administratif à plusieurs gestionnaires et en contribuant au bon déroulement des services liés aux opérations. Vous participerez à la coordination de dossiers, à l’organisation de réunions et d’événements, ainsi qu’à la préparation et à la mise en forme de documents et de communications. Accompagné(e) d’une équipe d’adjoint(e) s soudée, vous évoluerez dans un environnement dynamique où l’organisation, la polyvalence et la collaboration sont au cœur du quotidien.

• Planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions;
• Planifier divers déplacements et faire différentes soumissions (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.);
• Gérer l’agenda, assurer un suivi de la correspondance et des courriels;
• Préparer les comptes de dépenses pour plusieurs services;
• Assurer l’archivage, le classement et le repérage des documents;
• Organiser des événements d’entreprise;
• Aide à la gestion générale du bureau;
• Participer à l’intégration des nouveaux employés.

• Rédiger, réviser et traduire divers documents et présentations (en français et en anglais);
• Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées;
• Veiller à l’envoi de certains courriels mensuels (anniversaires de naissance et de service;
• Assurer la mise en page des comptes-rendus de réunions, des rapports, de divers documents et des courriels.

• Mettre à jour diverses banques de données, principalement la base de données de contacts publics;
• Assister ses gestionnaires assignés dans tout projet, par exemple l’organisation d’événements, et assure un suivi de certains dossiers;
• Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs.
• Préparer la liste de contacts et coordonner les signatures des cartes de Noël;
• Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes;
• Tout autre tâche connexe.

• DEC en bureautique ou équivalent;
• Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux;
• Excellente maîtrise de la suite MS office;
• Connaissance des technologies de l'information et de la communication.

• Discrétion et professionnalisme;
• Organisé (e) et méthodique;
• Bonne gestion des priorités;
• Initiative et pro activité;
• Esprit d’équipe;
• Rigueur et souci du détail sont très importants.

Une opportunité de joindre un groupe financier privé québécois/canadien d’envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.

• Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles.
• Ambiance de travail collaborative et participative, gestionnaires à l’écoute et accessibles.
• Un régime complet d'assurances collectives et un régime de retraite compétitifs avec contribution de l'employeur.
• Un accès gratuit à un médecin virtuel et au programme d'aide pour les employés (PAE).
• Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.
• Remboursement partiel des frais de transport en commun ou d’abonnement sportif.