Adjoint·e Administratif·ve

Chez Arup, vous appartenez à un collectif d’exception qui encourage l’épanouissement de chacun de ses membres. Notre force découle de la façon dont nous respectons, partageons et harmonisons nos multiples expériences, points de vue et idées.

Notre équipe est à la recherche d’une personne très organisée, proactive et axée sur le service au poste d’adjoint
· e administratif
· ve pour soutenir l’équipe de direction et les opérations du bureau de Montréal. La personne offrira un soutien administratif, de coordination et opérationnel dans un large éventail d’activités, contribuant ainsi au bon fonctionnement quotidien du bureau.

La personne retenue devra faire preuve de minutie, d’adaptabilité et d’aisance à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Elle devra établir des relations solides au sein de l’entreprise, faire preuve de bon jugement et offrir un soutien fiable à la direction, aux activités de développement des affaires, aux tâches administratives et aux initiatives en matière de santé, sécurité, environnement et qualité.

La maitrise du français, à l’oral comme à l’écrit, est essentielle. La maitrise d’une autre langue peut être exigée pour communiquer avec des collègues, des partenaires d’affaires et notre clientèle à l’extérieur du Québec.

Ce poste représente une belle occasion pour une personne d’expérience en administration d’élargir son champ d’expertise et de contribuer à une variété d’activités clés, dont le soutien à la direction, les tâches administratives, l’organisation d’évènements, le développement des affaires et les programmes de santé et sécurité au travail, au sein d’un environnement axé sur la collaboration.

• · Coordonner les calendriers, planifier et gérer la logistique des réunions pour les membres de la direction et les équipes que vous appuyez.
• · Préparer les ordres du jour, les documents de réunion, les procès-verbaux et les listes de suivi, et veiller à ce que les actions et les engagements fassent l’objet d’un suivi en temps opportun.
• · Rédiger, mettre en forme, réviser et diffuser les correspondances, présentations, rapports et communications professionnelles en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux exigences linguistiques applicables.
• · Tenir à jour les systèmes de classement électronique, les dossiers et les renseignements administratifs du bureau.
• · Soutenir les activités du bureau en coordonnant les demandes administratives et en contribuant au bon déroulement des activités quotidiennes.
• · Assurer la gestion des déplacements, des allocations de dépenses, des factures et d’autres processus administratifs à l’aide des systèmes de l’entreprise.
• · Participer à l’organisation d’évènements internes et externes, notamment la réservation de salles, la coordination logistique, les communications avec les personnes participantes et les fournisseurs, ainsi que les suivis après l’évènement.
• · Contribuer aux activités de développement des affaires en assurant la mise à jour des données du CRM, la coordination des réunions, la réalisation de recherches de base et la préparation de propositions et de documents destinés à la clientèle.
• · Fournir un soutien administratif aux activités liées à la santé, à la sécurité, à l’environnement et à la qualité, notamment par la tenue des dossiers, la coordination des réunions, le suivi des formations et des exigences de conformité, l’appui aux exercices d’urgence et la mise à jour de la documentation.
• · Appuyer les activités d’intégration et aider les équipes à accéder à l’information, aux ressources et aux systèmes dont elles ont besoin.
• · Établir des relations de collaboration au sein du bureau et offrir un soutien réactif aux membres de la direction, aux équipes de projet et aux collègues.
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