Administrative secretary

Qui nous sommes

Depuis 45 ans, la Coopérative d’habitation Le Colombier de Pointe-aux-Trembles a pour vocation d’offrir un milieu de vie abordable et de qualité à 187 familles du quartier, tout en faisant la promotion des valeurs d’engagement, d’entraide et de solidarité. Les résidents participent activement à la vie démocratique de la coopérative et en assument la gestion quotidienne.

Sous la responsabilité du conseil d’administration, vous serez appelé(e) à tenir le bureau administratif de la Coopérative, à être la personne-ressource pour le conseil d’administration et les membres et à effectuer diverses tâches administratives.

Permanent

• De 25 $ à 30 $ / heure (selon expérience)
• 28 heures par semaine sur 4 jours, avec possibilité de 21 h par semaine sur 3 jours
• 2 semaines de vacances par année en commençant
• 4 journées flottantes de congé + 8 journées fériées
• Invitation aux événements festifs de la Coopérative durant l’année (souper annuel avec le conseil d’administration, épluchette, etc.)

Du lundi au jeudi, de 10 h à 18 h, avec 1 heure de repas non rémunérée

• Vous êtes efficace et consciencieux(se)
• Vous aimez le contact avec les gens
• Vous êtes capable de vous adapter facilement aux demandes qui vous arrivent et de collaborer avec des personnes aux profils différents
• Vous êtes autonome, assidu(e) et ponctuel(le) – très important, car c’est vous qui ouvrirez et fermerez le bureau administratif et vous y travaillerez seul(e)
• Vous avez envie de travailler dans un milieu solidaire et humain

• Accueillir de façon professionnelle et courtoise les membres, fournisseurs et visiteurs qui se présentent au bureau administratif de la Coopérative
• Effectuer le suivi des appels, des courriels et des correspondances
• Percevoir les loyers et divers paiements
• Recevoir et traiter les demandes de logement et de relocalisation
• Préparer les baux, les contrats de membres, les avis d’augmentation et les fiches de recensement
• Rédiger des lettres et des communiqués; concevoir et mettre à jour divers formulaires et listes
• Effectuer diverses tâches générales de bureau (ouverture de dossiers, entrée de données, classement, photocopies, télécopies, commandes de fournitures, etc.)
• Soutenir l’organisation des assemblées générales et effectuer les réservations de salles
• Soutenir le travail des membres du conseil d’administration et des comités
• Effectuer le suivi de divers dossiers et projets (à la demande du conseil d’administration)

• Maîtrise de la suite Microsoft Office :
  Word intermédiaire, Excel intermédiaire, Outlook (essentiel)
• Bon français écrit et parlé (essentiel)
• Formation en secrétariat ou bureautique (atout)
• Expérience en secrétariat-réception (atout)
• Expérience en service à la clientèle (atout)
• Connaissance des coopératives d’habitation (atout)