Adjoint au directeur principal

Services de logement et d'accueil pour étudiantsRésumé Du Poste

Sous la supervision du directeur principal des Services de logement et d’accueil des étudiants (SDSHHS), vous assurerez le bon fonctionnement quotidien de l’unité en fournissant des services administratifs, notamment l’organisation et la planification des réunions de comités, la gestion des dossiers, préparation des ordres du jour et des présentations, analyse des données pour la préparation des rapports,, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux.

Vous organiserez également des événements et les activités des groupes de travail liés aux projets. Vous mettrez en œuvre les systèmes, procédures et politiques administratives tout en assurant le suivi des projets. Vous serez le premier point de contact pour les demandes de renseignements et communiquerez régulièrement au nom du directeur principal.

• Responsable de l'administration quotidienne du Bureau des services de logement et d'accueil étudiants. Établit les priorités et les politiques du bureau. En collaboration avec le directeur principal, est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des procédures administratives visant à améliorer l'efficacité du bureau.
• Représente le Bureau des services de logement et d'accueil étudiants (BSLE) et/ou l'accompagne à diverses réunions. Assure le suivi et la mise en œuvre adéquate des décisions prises par le BSLE et formule des recommandations.
• Administre les projets en tenant le BSLE informé des nouveautés et des changements.
• Recherche et, au besoin, rédige de nouveaux protocoles pour le BSLE en collaboration avec diverses unités de McGill.
• Favorise de bonnes relations avec les collègues et les unités. Assure la liaison avec les visiteurs internes et externes.
• Assure le suivi et la communication des informations aux directeurs adjoints au nom du BSLE. Connaît parfaitement l'horaire du BSLE. En collaboration avec le BSLE, planifie sa journée de travail et veille à ce que du temps approprié (pour les réunions, le suivi, etc.) soit prévu à l'ordre du jour.
• Traite les demandes de dernière minute et les situations d'urgence.
• Organiser, planifier, superviser et résoudre les problèmes liés à l'organisation (traiteur, réservations de salles, etc.) des événements et réunions.
• Rassembler les documents nécessaires aux réunions, événements, etc. afin de garantir la préparation et l'information du SDSHHS avant les réunions, la préparation en temps voulu des ordres du jour et la préparation et la diffusion de comptes rendus de réunion précis.
• Rédiger les notes de présentation pour le SDSHHS, en veillant à la cohérence des messages et à leur alignement avec les priorités de l'unité.
• Élaborer les ordres du jour des réunions ; rédiger, réviser et diffuser les comptes rendus. Assurer le secrétariat et/ou la liaison avec divers comités. Assurer le suivi auprès des participants concernant les décisions prises lors des réunions.
• Collaborer avec l'équipe Marketing et Communication pour élaborer des messages au nom du SDSHHS.
• Suivre et rapprocher les comptes ; participer à la préparation des rapports et des relevés.
• Compiler et analyser des statistiques et des données en vue de leur intégration dans des rapports. Mettre à jour des documents et des rapports, et préparer des présentations.
• Organiser les déplacements du SDSHHS, au besoin.
• Traiter les informations sensibles de manière confidentielle.
• Accomplir d'autres tâches connexes et participer à des projets spéciaux, au besoin.

• Diplôme universitaire de premier cycle (de préférence).
• Capacité avérée à prendre des responsabilités et des initiatives pour obtenir des résultats avec un minimum de directives et de supervision.
• Excellentes…