Administrateur; trice) immobilier; ère

Sommaire

La personne titulaire du posteL’administrateur immobilier offre un soutien administratif et de coordination à l’équipe de gestion immobilière de Realterm pour le portefeuille canadien. Ce rôle soutient la gestion de la documentation immobilière, les suivis auprès des fournisseurs, les communications avec les locataires, le traitement des factures et des dépenses, la coordination des déplacements ainsi que les tâches administratives générales. La personne titulaire du poste assure également un soutien à la réception au besoin.

• Fournir un soutien administratif général aux gestionnaires immobiliers et à l’ensemble de l’équipe de gestion immobilière
• Aider à organiser, tenir à jour et mettre à jour les dossiers immobiliers, les contrats, les certificats d’assurance, les dossiers des locataires, la correspondance avec les locataires et la documentation des fournisseurs
• Préparer, suivre et faire le suivi des bons de commande fournisseurs, des contrats, des documents de renouvellement, des avis d’annulation, des demandes de signature et des rapports
• Coordonner la documentation des fournisseurs et les suivis connexes, y compris les demandes de renouvellement de certificats d’assurance, les demandes liées aux services et les mises à jour administratives
• Préparer et distribuer les avis aux locataires, les lettres liées au stationnement et toute autre correspondance liée aux locataires ou aux immeubles
• Tenir à jour les dossiers d’inspection des immeubles, les rapports, les dossiers de services publics et toute autre documentation liée aux immeubles
• Aider au suivi des déficiences, confirmer l’achèvement des travaux et effectuer les suivis administratifs connexes
• Attribuer les vignettes de stationnement et les codes d’accès, traiter les frais mensuels connexes et répondre aux demandes courantes des locataires liées au stationnement ou à l’accès
• Tenir à jour les renseignements de codification, les listes de contacts des immeubles, les listes de contacts d’urgence et les autres documents de référence
• Appuyer les corrections de factures, le codage des factures et la saisie des factures dans Payscan
• Préparer les registres de chèques hebdomadaires
• Traiter les dépenses des membres de la direction et les rapports de dépenses, au besoin
• Assurer une couverture de remplacement à la réception, notamment accueillir les visiteurs, acheminer les appels et coordonner et recevoir les livraisons
• Coordonner les arrangements de voyage pour les membres de l’équipe, y compris les vols, les hôtels et les réservations de conférence, sur demande
• Fournir un soutien pour le classement, la récupération de documents, la numérisation, le classement numérique et les tâches administratives générales
• Effectuer d’autres tâches administratives et projets ponctuels en soutien à l’équipe de gestion immobilière

Responsabilisation

Jugement, confiance et intégrité

Planification, prise de décision et initiative

Développement et apprentissage

Collaboration, communication et travail d’équipe

• Solides compétences administratives, organisationnelles et de suivi.
• Aisance à travailler avec des documents, des feuilles de calcul, des factures, des dossiers fournisseurs et des systèmes de bureau courants.
• Maîtrise de Microsoft Office. Une expérience avec Yardi est un atout, mais n’est pas requise.
• Solides compétences en communication orale et écrite ainsi qu’une approche professionnelle axée sur le service.
• Aisance à communiquer avec les locataires, les fournisseurs et les membres de l’équipe interne dans un environnement axé sur le service à la clientèle.
• D’excellentes compétences en communication en français sont requises. La capacité de communiquer en anglais est également requise pour ce poste, puisqu’il…