Coordinateur administratif exécutif - Baie D'urfe

Description du poste

Notre client à Baie D’urfe est actuellement à la recherche d’un coordonnateur administratif/spécialiste en compte recevables pour son organisation. Le coordonnateur administratif exécutif fournit un soutien administratif à l’équipe de direction locale d’autres cadres. Cette personne doit assumer des responsabilités avec une supervision limitée et doit faire preuve d’initiative, de jugement indépendant et de discrétion dans la fixation des priorités et l’exécution des tâches.

Il s’agit d’un contrat de 3 à 6 mois avec une forte possibilité de permanence.

• Lundi-Vendredi 7AM-4PM ou 8AM-5PN
• Localisation Baie D’urfe
• Contrat à embaucher
• Salaire 45,000$-55,000$ (Basé sur l’expérience)
• Travailler pour un leader dans l’industrie

Les principales tâches incluent:

• Maintenir/gérer des calendriers, planifier des rendez-vous et des réunions ; lire, rechercher et gérer les dépenses rapports.
• Recevoir et interagir avec les visiteurs entrants.
• Organiser les arrangements de voyage pour les employés, y compris les employés américains et internationaux.
• Organiser des événements tels que des repas ou des événements de département/entreprise.
• Acheter les fournitures de bureau nécessaires pour inclure les cartes de visite.
• Placer les commandes d’impression: enveloppes, pads, cartes de calendrier, cartes de vacances, etc.
• Surveiller/distribuer le courrier.
• Responsable de l’entretien des véhicules de l’entreprise (pour inclure l’inspection et les étiquettes)
• Préparer des rapports d’opérations MS Excel
• Faire envelopper avec des factures à envoyer pour révision aux clients qui le demandent.
• Vérifier et rapprocher les dépôts dans le système.
• Faire des notes de crédit électroniques aux clients et les envoyer.

• En utilisant le système SAP, générez un rapport de facture électronique.
• Envoyer aux clients des factures électroniques
• Recevoir des factures tamponnées de l’entrepôt de clients à qui le matériel a été livré le jour précédent.
• Faire envelopper avec des factures à envoyer pour révision aux clients qui le demandent.
• Vérifier et rapprocher les dépôts dans le système.
• Faire des notes de crédit électroniques aux clients et les envoyer.

• Doit être bilingue (anglais et français) (écrit et parlé)
• Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]
• Montre une grande précision dans l’administration
• Précision de la saisie des données
• Joueur d’équipe
• Est très organisé
• Est orienté vers le changement et l’apprentissage
• Possède d’excellentes compétences en communication (sens interpersonnel)
• Expérience dans les comptes recevables
• Les compétences en gestion des voyages et en reporting de dépenses sont indispensables
• Est très abordable
• Possède des compétences efficaces en résolution de problèmes
• A un flair créatif
• Est flexible (au sens large: en termes d’horaires de travail et mentalement)
• Peut fixer efficacement des priorités
• Peut gérer l’ambiguïté
• Fait preuve d’intégrité et de confiance

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En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la…