Agente ou agent à l'admission - Direction du programme de certificat

Milieu de travail

HEC Montréal est la première école de gestion au Canada. Centenaire, détentrice de trois agréments internationaux, sa réputation est établie au Québec, au Canada et à l'international. HEC Montréal offre un milieu de travail enrichissant, dynamique, stimulant et multiculturel; véritable carrefour des tendances dans tous les secteurs de la gestion.

Les principaux champs d’activité du Registrariat sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programme effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité : analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l‘étudiant : admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes.

L’agent ou l’agente à l’admission répond aux demandes de renseignement concernant l’admission et les programmes de certificats et les microprogrammes de 1er cycle, procède à l’analyse des demandes d’admission et émet les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Étudie les demandes d’admission provenant des systèmes d’éducation québécois et étrangers nécessitant une étude plus approfondie sans égard à l’expérience de travail, les recommandent aux autorités concernées s’il y a lieu et s’assure des réponses rendues avant d’en transmettre le contenu aux candidats :
  • Établit le niveau du programme d’études suivi en regard de sa durée, sa structure, son contenu et ses conditions d’admission.
  • Situe le diplôme dans le contexte du système d’enseignement où il a été obtenu et détermine sa place relative par rapport aux autres diplômes de ce système.
  • Analyse les pièces soumises en regard des critères d’admission du programme concerné.
  • Se réfère aux différentes ressources disponibles ou au coordonnateur du programme pour les cas spéciaux.
  • Applique les verdicts d’admission, d’admission conditionnelle ou de refus.
• Assure le service à la clientèle de deuxième niveau pour les demandes de renseignements concernant l’admission et en assure la promotion.
  • S’informe des nouveautés et des modifications relatives à l’ensemble des programmes d’études de certificats et de microprogrammes de 1er cycle ainsi que des autres programmes offerts à HEC Montréal.
  • Confirme aux étudiants les informations relatives à leur demande d’admission dans le respect des principes et des règles concernant l’accès aux renseignements personnels.
  • Au besoin, informe les candidats au dossier refusé des motifs justifiant cette décision.
• Étudie les demandes de reconsidération de verdict.
  • Le cas échéant, informe les candidats au dossier toujours refusé des motifs justifiant cette décision; propose, au besoin, des solutions alternatives.
• Assure le suivi et le traitement des dossiers des candidats admis sous conditions.
  • Sur présentation des pièces requises, met à jour les dossiers dans le système de gestion intégré.
  • Relance les étudiants inscrits dont le dossier n’est pas conforme; les informe des conditions et des délais à respecter afin de pouvoir étudier à HEC Montréal.
  • Applique les procédures appropriées (désinscription, refus) aux dossiers ne respectant pas les conditions d’admission.
• Participe à l’accueil des candidats et des étudiants lors des séances d’information et représente HEC Montréal…