Technicien; ne) en administration - Service de prévention et soutien à la santé organisationnelle

Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements de Santé Québec.

• Assurances collectives;

Sous l’autorité du chef de service en prévention et soutien à la santé organisationnelle, le technicien en administration effectue toutes les activités relatives au soutien administratif et de secrétariat. Il assiste les différents membres de l’équipe dans leurs fonctions administratives et professionnelles. En plus d’assumer l’ensemble des tâches reliées au soutien administratif, il peut effectuer de façon autonome des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat.

• Planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction;
• S’assure du bon fonctionnement et à l’efficacité des activités du service;
• Apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossier du service de prévention;
• Prépare, rassemble, et achemine la documentation relative aux dossiers du service (Programme pour une maternité sans danger, essaie d’ajustement, pré-emploi, gestion exposition aux liquides biologiques et déclaration d’événement accidentel ou situation dangereuse);
• Maintient à jour la gestion documentaire des dossiers dans les différents logiciels du service (Sigma RH, Excel);
• Assure le suivi des communications entre les employés, les gestionnaires pour suivi des dossiers (voir 3.5);
• S’occupe de la prise de rendez-vous si requis (essaie d’ajustement);
• Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements entre les personnes ciblées dans le service et avec nos partenaires;
• Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs et assure l’application du calendrier de conservation des documents administratifs;
• Répond à des appels téléphoniques et/ou courriel et oriente les demandes;
• Rédige la correspondance et les documents nécessaires au suivi des dossiers du service;
• Effectue divers travaux de secrétariat à la demande de son supérieur immédiat.

• Saisie de donnée dans le logiciel Sigma RH pour les dossiers suivants :
  Programme pour une maternité sans danger, essaie d’ajustement, pré-emploi, gestion exposition aux liquides biologiques et déclaration d’événement accidentel ou situation dangereuse;
• Fait le suivi de dossier simple avec les gestionnaires et employés;
• Fait des modifications d’horaire en respect du programme pour une maternité sans danger et des codes horaires à attribuer;
• Travail en équipe avec d’autres technicien(nes) en administration pour la gestion des dossiers;
• Travail en équipe avec des Inf et Inf aux en prévention pour la gestion des dossiers.
• Remplacement temporaire de 7 mois.
• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent ou détenir une attestation d’études collégiales (AEC) ou détenir un baccalauréat (BAC) dans une discipline appropriée;
• Réussir les tests suivants :
  Word intermédiaire / Excel intermédiaire / Français intermédiaire / Vitesse au clavier : 30 mots/minutes.

• Rigueur, fiabilité et excellent sens du jugement;
• Autonomie dans la prise en charge des dossiers;
• Sens de l’organisation et des priorités;
• Habiletés communicationnelles et esprit de collaboration;
• Orientation vers la qualité, la conformité et le respect des échéanciers;
• Respect de la confidentialité et de l’éthique.