Coordonnateur·rice administratif·ve

Location: Montreal

Chez Clark, on cherche un
· e  Coordonnateur
· rice administratif
· ve  pour contribuer au quotidien de l’agence, autant dans la gestion de nos bureaux que dans certains suivis administratifs, RH et activités d’agence.

Ton quotidien chez Clark
1 OFFICE ET LOGISTIQUE - S’assurer que tout est en place

Tu es la personne de référence pour le bon fonctionnement de nos espaces de travail.

Accueillir les visiteurs et leur offrir une belle expérience chez Clark

Gérer la réception et l’envoi des colis et du courrier

Veiller à ce que les espaces communs et le showroom soient propres, organisés et prêts pour les activités de l’agence

Coordonner l’entretien des bureaux et assurer les échanges avec les prestataires

Gérer les incidents liés aux locaux et faire le suivi jusqu’à leur résolution

S’assurer que les bureaux disposent du matériel et des fournitures nécessaires

Coordonner les besoins liés aux équipements et aux espaces de travail des employés

2 ADMINISTRATION ET ACHATS - Gérer les opérations du quotidien

Tu prends en charge différents suivis administratifs qui permettent à l’agence de fonctionner efficacement.

Gérer les stocks et effectuer les commandes : fournitures, café, collations, matériel, etc.

Effectuer les achats et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs, notamment l’envoi de courriels et les relances lorsque requis

Tenir à jour les suivis administratifs et l’inventaire du matériel informatique

Effectuer certaines entrées de données et mises à jour de documents

Traiter les demandes de création de fournisseurs

Contribuer à la préparation de certains dossiers administratifs

3 SOUTIEN RH - donner un coup de main

Tu apportes un soutien administratif à la RH et contribues à faire avancer certains dossiers.

Effectuer certaines entrées de données et mises à jour dans les outils RH

Préparer, mettre en forme et classer certains documents RH

Tenir à jour les suivis, notamment celui des formations

Donner un coup de main lors des recrutements : publication d’annonces, tri de CV et soutien administratif

Assurer la confidentialité des informations et documents auxquels tu as accès

Participer à la préparation logistique des arrivées et départs : matériel, accès, poste de travail et suivis administratifs

4 SOUTIEN FINANCE - Contribuer à certains suivis

Tu apportes un soutien administratif à la gestion de certains dossiers financiers de l’agence.

Contribuer à la préparation des dossiers de crédits d’impôt liés aux stagiaires

Contribuer à la préparation de certains dossiers de subventions

Déposer les factures reçues dans le Drive pour leur saisie et leur traitement

Assurer le suivi de la boîte courriel admin de Clark

5 VIE D’AGENCE - Faire vivre l’expérience Clark

Tu contribues aussi à faire de Clark un endroit où les gens ont envie d’être.

Participer à l’organisation d’activités et d’événements internes

Contribuer au Clarkmité et aux initiatives de vie d’agence

Contribuer à la logistique des événements et activités

Être à l’affût de petites attentions qui peuvent améliorer le quotidien des équipes

Ce qui fera la différence
On cherche une personne organisée, autonome et débrouillarde, qui aime que les choses soient bien faites et qui n’attend pas toujours qu’on lui dise quoi faire.

Tu es le genre de personne qui :

voit ce qui doit être fait et passe à l’action;

sait gérer plusieurs priorités en parallèle;

aime autant faire un suivi avec un fournisseur que préparer un document ou donner un coup de main à l’équipe RH;

a le souci du détail sans perdre de vue l’essentiel;

sait faire preuve de jugement et sait quand faire remonter une situation;

est à l’aise avec les outils numériques et les environnements collaboratifs;

communique facilement avec des personnes de différents rôles et niveaux de séniorité;

fait preuve de discrétion,…