Coordonnateur·trice, Gouvernance stratégique

Chez Alto, nous participons activement à la transformation du Canada de demain grâce à notre projet de train à grande vitesse reliant Québec à Toronto. Avec le soutien du gouvernement du Canada, cette initiative novatrice vise à améliorer la qualité de vie de nos citoyens, à renforcer les liens entre les communautés et à stimuler la croissance économique.

Vous voulez entreprendre un défi stimulant et percutant? Nous sommes à la recherche d’un
· e coordonnateur
· trice, Gouvernance stratégique. Veuillez prendre note que la personne titulaire du poste peut être basée dans l'un de nos 2 bureaux:
Montréal ou Ottawa.

Le rôle
Relevant du directeur principal, Politiques stratégiques et partenariats, le ou la coordonnateur
· trice, Gouvernance stratégique, contribue au bon fonctionnement des comités de gouvernance internes et externes. La personne titulaire du poste coordonne les calendriers des comités, la documentation, la logistique des réunions et les activités de suivi, tout en offrant un soutien administratif et de secrétariat. La personne idéale fait preuve d’initiative, d’un grand sens de l’organisation et d’un bon jugement, et sait gérer plusieurs priorités auxquelles participent des parties prenantes internes et externes.

Les responsabilités

Coordonner l’administration courante des comités de gouvernance internes et externes, notamment les calendriers de réunions, les ordres du jour, la documentation et les activités de suivi.

Soutenir la personne responsable du secrétariat dans le cheminement des documents, des décisions, des approbations et des mesures de suivi des comités, conformément aux processus de gouvernance établis.

Assurer la liaison avec les parties prenantes internes, Transports Canada, d’autres ministères ainsi que des partenaires externes afin de coordonner les réunions et les exigences connexes.

Organiser la logistique des réunions virtuelles et en personne, notamment les installations, les communications aux participant
· e·s et les documents d’appui.

Examiner les documents des comités afin d’en assurer l’exhaustivité, la cohérence et la qualité.

Coordonner, dans les délais requis, la collecte, la préparation, l’approbation et la distribution des ordres du jour, des documents d’information, des présentations et des autres documents des comités.

Préparer les comptes rendus de réunion et les documents de suivi, notamment les procès-verbaux, les relevés de décisions, les registres de mesures de suivi et la correspondance connexe, au besoin.

Préparer des mises à jour, des résumés et des comptes rendus de réunion concis afin d’appuyer la personne responsable du secrétariat et la direction.

Effectuer des recherches et des analyses, et fournir de l’information à l’appui des recommandations et des décisions liées à la gouvernance.

Les exigences

Diplôme ou certificat en administration, ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.

Au moins trois années d’expérience pertinente en coordination de comités, en administration de la gouvernance, en soutien à la haute direction, en coordination de projets ou dans un domaine connexe.

Capacité à entretenir de bonnes relations avec divers partenaires externes.

Grand sens de l’initiative et capacité à prendre les dossiers en charge, à cerner les enjeux de façon proactive et à trouver des solutions; aisance à travailler de manière autonome et à établir les priorités entre les dossiers.

Capacité à travailler dans un environnement où les prochaines étapes ne sont pas toujours clairement définies.

Excellentes capacités d’analyse et de synthèse.

Disponibilité pour des déplacements occasionnels.

Solide expérience de la suite Microsoft Office.

Excellentes aptitudes en communication et en diplomatie, à l’oral comme à l’écrit, dans les deux…