Coordonnateur; trice) construction

L'opportunité

Relevant du Vice-président, Construction, vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches de soutien administratif pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion du service de construction.

Pour réussir dans ce poste, le candidat doit être minutieux, axé sur les résultats et démontrer une capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution.

• Seconder les chargés de projets.
• Préparer et transmettre les appels d’offres aux entrepreneurs, selon les demandes.
• Préparer et transmettre les bons de commande et les conserver au dossier.
• Préparer les contrats de 25 000 $ et plus, puis en assurer la signature par les intervenants concernés.
• Créer et mettre à jour les registres des dénonciations de contrat, des quittances reçues et des montants retenus pour les projets d’envergure.
• Assurer la réception des documents de fin de projet requis pour traiter les retenues contractuelles, notamment les déclarations solennelles, les quittances finales, les attestations de conformité et les garanties applicables.

• Demander les chèques requis pour les permis municipaux auprès de la Comptabilité, selon les besoins.
• Préparer les procurations pour les demandes de permis de construction des travaux du Bailleur, lorsque requis.
• Assister à la préparation des demandes de scellage de compteurs et sous-compteurs (Mesures Canada), de subventions (Énergir, Hydro-Québec, etc.), relativement aux travaux du Bailleur.

• Recevoir les factures, les regrouper, en vérifier l’exactitude, les faire approuver et les transmettre à la Comptabilité, puis conserver les copies papier pour fins de référence.
• Faire le suivi des paiements, sur demande.
• Vérifier l’exactitude des documents d’allocation aux locataires transmis par la Location, les soumettre au vice-président pour approbation et retourner le tout à la Location.

• Recevoir les baux, offres, ententes, amendements et autres documents transmis par la Location ou le Contentieux, vérifier les clauses liées à la construction et mettre à jour les informations pertinentes dans le document de construction de l’intranet.
• Préparer l’autorisation de demande de permis du locataire, adressée à la ville relativement à ses plans, puis la transmettre au locataire.
• Préparer et transmettre aux locataires les avis pertinents concernant la possession d’un local ou les demandes de plans, selon le cas.
• Recevoir les fiches d’ouverture, de fermeture ou de changement transmises par l’Exploitation, mettre à jour les informations relatives aux locataires dans le document de construction de l’intranet et classer les documents dans le répertoire approprié.

• Tenir à jour les informations et documents internes et externes dans les répertoires de classement des dossiers.

• Traiter les demandes occasionnelles d’organismes gouvernementaux (fédéral, provincial et municipal), para gouvernementaux et autres, ainsi que d’entreprises externes, de centres commerciaux et du Siège social.
• Traduire de courts documents, à l’occasion.
• Tout autre tâches connexes

• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe ou seul(e)
• Grande attention aux détails.
• Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
• Solides compétences analytiques et autonomie.
• Maîtrise des logiciels de bureau et de comptabilité
• Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur…