Coordonnateur; rice), aux projets

Aperçu

Relevant du Directeur projets, le(la) Coordonnateur(rice), Support aux projets assiste les membres de la direction et de l'équipe de projet dans leurs fonctions en planifiant et en coordonnant la gestion, l'organisation et la production des différents dossiers. Il doit utiliser de nombreux logiciels bureautiques et systèmes informatiques. Ses responsabilités'incluent l'organisation du travail, la planification des rencontres avec les différents partenaires et collaborateurs, ainsi que le contrôle documentaire.

• Assister l'équipe de gestion de projets dans la préparation, la coordination et le suivi des documents de gestion, de présentation et de contrôle de projets.
• Maintenir à jour les tableaux de suivi et participer au suivi des échéanciers, des budgets, de la facturation et des plans d'action.
• Préparer, suivre et transmettre les contrats, bons de commande, bons de changement et autres documents contractuels aux différents intervenants.
• Préparer et rassembler la documentation requise pour les appels d'offres, les soumissions, les contrats de sous-traitance et les dossiers de projet.
• Assurer la gestion documentaire, le classement, la traçabilité et le contrôle qualité de l'ensemble des documents techniques et administratifs.
• Planifier les rencontres internes et externes, préparer la documentation nécessaire, rédiger les procès-verbaux et créer divers supports de communication.
• Compiler des données, produire des tableaux et rapports, préparer la facturation clients et fournisseurs et effectuer la vérification finale des dossiers avant leur transmission aux clients.

• Formation en administration ou dans un domaine pertinent, jumelée à un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de gestion de projets.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, à composer avec des priorités changeantes et à respecter des échéanciers serrés.
• Aptitude à travailler en collaboration avec l'ensemble des parties prenantes tout en offrant un excellent service à la clientèle.
• Excellentes compétences en communication, sens de l'organisation, autonomie et capacité à maintenir un haut niveau de confidentialité.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils informatiques; une expérience en gestion de contrats, une connaissance de l'entretien immobilier ou de l'électromécanique ainsi qu'une compréhension de la lecture de plans constitue des atouts.

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