Adjoint; e) administratif; ive) senior

Position: Adjoint(e) administratif(ive) senior
Location: Montreal

À PROPOS DE NOUS
HNA S.E.N.C.R.L. est un cabinet comptable multidisciplinaire figurant parmi les 20 plus grands joueurs au Québec. HNA offre, depuis plus de 40 ans, aux entrepreneurs d’ici, des expertises poussées en services-conseils, en certification, en fiscalité, et en comptabilité et solutions infonuagiques. Le cabinet compte aujourd’hui plus de 200 employés et notre équipe grandit sans cesse.

Nous encourageons les employés à se développer en misant sur la formation continue, l’accompagnement, la flexibilité au travail et une culture de bien-être.

VOICI QUELQUES AVANTAGES DE TRAVAILLER CHEZ HNA

Bureaux neufs et lumineux;

Stationnement gratuit;

Assurances collectives modulaires;

Formation continue;

Accompagnement de développement de carrière personnalisé;

Allocation annuelle de bien-être;

Activités sociales telles que les 5@7, les diners barbecues, la journée plein air, le party d’impôts, les soirées de jeux et quiz, des tirages au sort, etc;

Programme d’aide aux employés et à la famille;

Télémédecine;

Flexi-temps, flexi-horaire et flexi-lieu :
La vie chez HNA, c’est flexi en tout temps! Cette flexibilité se manifeste sous différentes formes pour un maximum de latitude, le flexi-temps c’est l’avantage de reprendre du temps provenant des périodes plus occupées, le flexi-horaire offre la possibilité de moduler son horaire de travail en fonction de sa routine personnelle et le flexi-lieu te permet de choisir où travailler en fonction de tes besoins personnels tout en respectant les besoins opérationnels.

Bienvenue chez vous!

Rôle
L’adjoint administratif sénior accomplit les tâches administratives selon les pratiques et les procédures en vigueur dans l’organisation.

Travaillant en collaboration avec les clientèles internes et externes de la firme afin de les supporter et de les aider dans l’accomplissement de leurs tâches, l’adjoint administratif sénior effectue les suivis adéquats pour s’assurer de la performance des processus sous sa responsabilité.

Dans le cadre de ses tâches et lorsque l’opportunité d’amélioration se présente, il propose des ajustements aux processus existants.

L’adjoint administratif sénior est une référence pour l’équipe Soutien administratif et pour les opérations. L’adjoint administratif sénior maîtrise complètement toutes les tâches du poste, se situe à un haut niveau de proactivité et il est en mode solution.

Responsabilités
Suivis des mandats

Bâtit des liens solides avec les clients internes et externes;

Effectue les suivis auprès des gestionnaires et des associés du non-respect des processus des mandats;

Effectue les suivis des documents manquants avec les clients et les collaborateurs internes;

Effectue les appels de courtoisie avec les clients pour les comptes à recevoir;

Effectue les suivis avec les gestionnaires et les associés pour la facturation des travaux en cours.

Gestion des processus administratifs

Gérer rapidement les problématiques liés aux processus afin d’aider les professionnels dans la complétion de leurs tâches;

Détecter les problématiques et enjeux dans les processus et les communiquer au service de développement informatique et ainsi contribuer à l’amélioration continue de la firme;

Mettre à jour les gestionnaires des mandats en fonction des changements de rôles ;

Soutenir les professionnels dans la compréhension des différents processus opérationnels et l’utilisation des différents outils mis à leur disposition pour améliorer leur travail.

Exécuter des tâches générales en bureautique selon les normes HNA

Réviser et faire la mise en page de documents complexes.

Produire des organigrammes complexes et proposer des améliorations.

Rédiger des présentations Powerpoint avancées

Compétences requises

Sens de l’organisation, esprit d’analyse, jugement et rigueur;

Joueur d’équipe dévoué;

Doué avec les nouvelles technologies;

Excellent service à la clientèle.

CE QUE NOUS RECHERCHONS CHEZ NOTRE FUTUR(e) COLLÈGUE

DEC en technique bureautique, un atout

Maîtriser parfaitement le français écrit

Bonne maîtrise de l’anglais écrit et parlé

Posséder d’excellentes connaissance de la suite Office

Expérience dans un milieu de services professionnels, un atout