Adjoint·e administrative·ve – Bilingue – Présentiel

Adjoint
· e administrative
· ve – Bilingue – Présentiel

Vous avez de l'expérience en tantqu'adjoint.e administratif.ve dans un environnement professionnel, idéalementen cabinet d’avocats, et souhaitez évoluer dans un environnement dynamique et international? Ce poste est fait pour vous !

Notre client, situé à Montréal,est à la recherche d'une personne fiable, compétente et organisée.
Vous aurez l'opportunité de soutenir un groupe d'avocat
· e·s et d'adjoint
· e·sjuridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographieainsi que des tâches liées aux services de bureau.
Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l'accueil desvisiteurs au bureau.

Vosfuturs avantages :

• Poste permanent à temps plein, du lundi auvendredi (35 heures/semaine), présentiel ;
• Assurances collectives (dentaire, médicaments,lunettes) payées à 100% par l’employeur dès le premier jour ;
• Compte santé de 500 $ par an ;
• Compte de dépenses bien-être et sportives de 300$ par an ;
• 10 jours de congés maladie et personnels ;
• Accès au programme PAE (Programme d’aide aux employés);
• REER disponible dès le premier jour. La participationde l’employeur sera versée après un an de travail ;
• De 3 à 4 semaines de vacances par an, selonl’expérience ;
• Programme de mentorat ;
• Congé parental inclusif ;
• Temps supplémentaire rémunéré à 1.5.

Vosfutures responsabilités :

• Préparateur des rapports de dépenses ;
• Traiter des factures dans Chrome River Invoice ;
• Ajouter d'autres parties dans les vérificationsde conflits ;
• Aide à la gestion de documents et à lapréparation des interrogatoires et des procès ;
• Gérer les appels téléphoniques et les messages àla réception ;
• Rediriger les courriels de manière efficace,courtoise et professionnelle ;
• Accueillir les clients
  · e·s, les huissiers etmessagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception ;
• Sauvegarder des documents électroniques dansi
  
  Manage ;
• Préparer et envoyer des documents au moyen dulogiciel Box ;
• Fournir des services de reprographie ;
• Réserver les services de sténographes officiels,au besoin ;
• Gérer la réservation des salles de conférence etde vidéoconférence; s'assurer quotidiennement que le calendrier est à jour ;
• Préparer les salles de conférence en vue des rencontres et réunions, incluant : la préparation du café et desrafraîchissements, effectuer les commandes pour les petits déjeuners et/oudéjeuner le cas échéant, et nettoyer les salles après les réunions ;
• Voir à ce que les salles de conférence disposenttoujours des dispositions nécessaires ;
• S'assurer de la propreté générale de l'aire deréception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain desvisiteurs ;
• S'occuper de l'entretien de la machine à café etde ses accessoires ;
• Gérer les lave-vaisselle chaque jour et voir àmaintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café,pour le bureau et pour les salles de conférence ;
• Se charger des commandes pour les élémentsmanquants ;
• Effectuer l'expédition des envois par messageret services de courrier express ;
• Organisateur des factures des huissiers etmessagers de cour; remise à la comptabilité les pièces justificatives desenvois par messagers au besoin ;
• Mettre à jour de la liste téléphonique et de laliste des personnes contacts pour les situations d'urgence ;
• Toutes autres tâches connexes, au besoin.

Compétenceset qualités recherchées :

• Diplôme en secrétariat, en bureautique ou touteautre combinaison équivalente de formation et d'expérience ;
• 3 années minimum d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels ;
• Bilinguisme intermédiaire / avancé (françaiset anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu des dossiers traitésdans les deux langues par le cabinet. Échange…