Administrateur; trice) des affaires académiques

Sous la supervision du conseiller ou de la conseillère aux affaires académiques du Bureau du doyen, l’administrateur ou l’administratrice des affaires académiques fournit des conseils et un soutien au personnel académique, aux responsables académiques et au personnel administratif de l’ensemble de la Faculté afin de faciliter le recrutement et l’accompagnement continu du personnel académique à toutes les étapes de leur carrière.

La personne titulaire du poste collabore également avec des partenaires à l’échelle de l’Université afin de cerner et de mettre en œuvre les meilleures pratiques et d’harmoniser les services au sein de l’ensemble des ASC, en veillant à la cohérence, à l’équité, à la conformité et à l’excellence de la prestation de services.

• Guider et soutenir le corps professoral et le personnel administratif dans l’interprétation et l’application des règlements universitaires, des politiques et procédures académiques ainsi que des conventions collectives régissant l’ensemble du cycle de vie du personnel académique.
• Examiner, évaluer et résoudre des demandes complexes, et fournir des conseils sur des questions confidentielles, notamment en matière de recrutement académique, de nominations académiques, de rémunération, de congés, de changements d’emploi, de cessation d’emploi, de retraite et de toute autre question liée aux postes académiques.
• Établir et maintenir d’excellentes relations de travail avec les diverses parties prenantes.
• Communiquer et collaborer avec les centres de services académiques et le Bureau du personnel académique afin d’assurer le respect des normes établies et de veiller à ce que l’information et la tenue des dossiers soient complètes, uniformes et transparentes.
• Assurer le suivi et l’initiation des nominations et renouvellements de nominations académiques, ainsi que des répartitions budgétaires liées aux bourses de soutien personnel, aux salaires et aux allocations, conformément aux politiques et procédures en vigueur.
• Participer à l’exercice annuel de révision salariale du personnel académique, à l’évaluation des demandes de congé sabbatique et aux dossiers de promotion au rang de professeur titulaire. Fournir aux administrateurs et aux membres du corps professoral des renseignements sur les critères d’admissibilité et le processus de demande, et examiner les dossiers afin d’en assurer l’exhaustivité et la conformité aux politiques et procédures applicables.
• Contribuer au bon fonctionnement du Bureau du doyen en offrant un soutien administratif, en coordonnant les activités logistiques, en assurant la gestion des dossiers et en fournissant une couverture de relève au besoin.
• Effectuer toute autre tâche connexe au besoin. La personne titulaire du poste peut être appelée à travailler occasionnellement dans différents secteurs afin d’assurer le remplacement lors de congés, de participer à des projets spéciaux ou de répondre à des augmentations temporaires de la charge de travail.

Excellentes compétences en analyse, en organisation et en communication, avec la capacité d’interpréter et d’appliquer des politiques, des procédures, des conventions collectives et des exigences réglementaires tout en faisant preuve d’un jugement éclairé et en assurant la conformité. Capacité démontrée à gérer des priorités concurrentes, à coordonner des horaires et des réunions, à examiner avec rigueur des documents complexes et à fournir des conseils clairs à une clientèle diversifiée dans un environnement au rythme soutenu.

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook), bilinguisme en anglais et en français, et connaissance des systèmes de l’Université McGill, notamment Banner (FIS),…