Adjoint; E) Exécutive À La Direction Générale

Relevant directement du siège social, l’adjointe exécutive agit comme partenaire de confiance et
contribue activement à l’organisation, à la priorisation et à l’exécution des dossiers de la direction.
Elle soutient la direction dans la gestion de ses priorités, la préparation des dossiers décisionnels et le
suivi rigoureux des décisions, des engagements et des échéances.
Grâce à son jugement, à sa discrétion et à sa capacité d’anticipation, elle assure une fluidité dans les
échanges et la circulation de l’information entre le siège social, les directrices des résidences et les
partenaires externes. Elle facilite la coordination des dossiers transversaux, veille au respect des
échéanciers et s’assure que les enjeux nécessitant une décision soient rapidement portés à l’attention des personnes concernées.

• Assurer en priorité une gestion proactive de l’agenda, des engagements et des échéances de la direction générale, en optimisant son temps et en protégeant ses priorités.
• Anticiper les besoins de la direction générale, préparer les rencontres et s’assurer que l’information et les documents requis sont disponibles au bon moment.
• Maintenir un tableau de bord des priorités, anticiper les échéances, identifier les enjeux, les retards ou les dossiers bloqués et présenter une synthèse des dossiers nécessitant une décision, une intervention ou un suivi.
• Selon les priorités établies, offrir un soutien de coordination aux membres du siège social.

• Préparer les rencontres de la direction générale, produire les comptes rendus et les tableaux de suivi, consigner les décisions, identifier les responsables et les échéances, puis effectuer les relancesnécessaires jusqu’à la réalisation des actions convenues.
• Assurer un suivi rigoureux des engagements pris par la direction générale et des dossiers nécessitant la mobilisation de plusieurs parties prenantes.
• Identifier rapidement les situations nécessitant une intervention ou une décision de la direction générale.
• Participer à l’amélioration des outils de gestion de projets et de suivi des priorités afin de favoriser la clarté des responsabilités, l’imputabilité et le respect des échéanciers.

• Effectuer des recherches, analyser et résumer l’information pertinente, puis préparer des notes de synthèse, rapports, présentations et dossiers décisionnels à l’intention de la direction générale.
• Compiler et structurer les données nécessaires à la prise de décision et à la préparation des rencontres.
• Coordonner la collecte et la compilation des indicateurs de performance organisationnels, assurer la mise à jour des tableaux de bord de gestion et préparer les synthèses destinées à la direction générale et aux différents comités.
• Préparer les documents exécutifs requis avec un souci élevé de qualité, de précision et de confidentialité.

• Agir comme point de liaison privilégié entre la direction générale, le siège social, les directions générales des résidences, les équipes internes, les partenaires et les autres parties prenantes.
• Assurer la circulation efficace de l’information entre le siège social et les résidences, coordonner les demandes et effectuer les suivis nécessaires afin de soutenir l’avancement des priorités organisationnelles.
• Obtenir l’information requise, effectuer les relances et réacheminer les dossiers lorsque nécessaire, en veillant au respect des responsabilités et des échéanciers.
• Filtrer et prioriser certaines demandes adressées à la direction générale afin de protéger son temps et son attention.
• Lorsque mandatée, représenter la direction générale dans certaines rencontres de coordination…