Assistant Administratif Polyvalent – Coordination & Soutien

Location: Montreal

En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle essentiel en offrant un soutien administratif à plusieurs gestionnaires et en contribuant au bon déroulement des services liés aux opérations. Vous participerez à la coordination de dossiers, à l’organisation de réunions et d’événements, ainsi qu’à la préparation et à la mise en forme de documents et de communications. Accompagné(e) d’une équipe d’adjoint(e) s soudée, vous évoluerez dans un environnement dynamique où l’organisation, la polyvalence et la collaboration sont au cœur du quotidien.
Responsabilités principales

· Planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions;

· Planifier divers déplacements et faire différentes soumissions (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.);

· Gérer l’agenda, assurer un suivi de la correspondance et des courriels;

· Préparer les comptes de dépenses pour plusieurs services;

· Assurer l’archivage, le classement et le repérage des documents;

· Organiser des événements d’entreprise;

· Aide à la gestion générale du bureau;

· Participer à l’intégration des nouveaux employés.
Production de documents

· Rédiger, réviser et traduire divers documents et présentations (en français et en anglais);

· Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées;

· Veiller à l’envoi de certains courriels mensuels (anniversaires de naissance et de service;

· Assurer la mise en page des comptes-rendus de réunions, des rapports, de divers documents et des courriels.
Support dans l’exécution de divers dossiers

· Mettre à jour diverses banques de données, principalement la base de données de contacts publics;

· Assister ses gestionnaires assignés dans tout projet, par exemple l’organisation d’événements, et assure un suivi de certains dossiers;

· Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs.

· Préparer la liste de contacts et coordonner les signatures des cartes de Noël;

· Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes;

· Tout autre tâche connexe.
Expérience / Formation

· DEC en bureautique ou équivalent;

· Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux;

· Excellente maîtrise de la suite MS office;

· Connaissance des technologies de l'information et de la communication.
Qualités et aptitudes

· Discrétion et professionnalisme;

· Organisé (e) et méthodique;

· Bonne gestion des priorités;

· Initiative et pro activité;

· Esprit d’équipe;

· Rigueur et souci du détail sont très importants.
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Remboursement partiel des frais de transport en commun ou d’abonnement sportif.