Adjoint.e administratif.ve

Location: Montreal

Adjoint(e) administratif(ve)
En rejoignant notre équipe, vous jouerez un rôle essentiel en offrant un soutien administratif à plusieurs gestionnaires et en contribuant au bon déroulement des services liés aux opérations. Vous participerez à la coordination de dossiers, à l’organisation de réunions et d’événements, ainsi qu’à la préparation et à la mise en forme de documents et de communications. Accompagné(e) d’une équipe d’adjoint(e) s soudée, vous évoluerez dans un environnement dynamique où l’organisation, la polyvalence et la collaboration sont au cœur du quotidien.

Responsabilités principales
Support administratif

Planifier, coordonner et préparer la logistique de réunions;

Planifier divers déplacements et faire différentes soumissions (avions, hôtels, inscriptions aux séminaires, etc.);

Gérer l’agenda, assurer un suivi de la correspondance et des courriels;

Préparer les comptes de dépenses pour plusieurs services;

Assurer l’archivage, le classement et le repérage des documents;

Organiser des événements d’entreprise;

Aide à la gestion générale du bureau;

Participer à l’intégration des nouveaux employés.

Production de documents

Rédiger, réviser et traduire divers documents et présentations (en français et en anglais);

Rédiger des communications et faire circuler aux personnes concernées;

Veiller à l’envoi de certains courriels mensuels (anniversaires de naissance et de service;

Assurer la mise en page des comptes-rendus de réunions, des rapports, de divers documents et des courriels.

Support dans l’exécution de divers dossiers

Mettre à jour diverses banques de données, principalement la base de données de contacts publics;

Assister ses gestionnaires assignés dans tout projet, par exemple l’organisation d’événements, et assure un suivi de certains dossiers;

Supporter, au besoin, les adjointes des autres secteurs.

Coordination diverse

Préparer la liste de contacts et coordonner les signatures des cartes de Noël;

Assurer une présence au bureau en rotation avec les autres adjointes;

Tout autre tâche connexe.

Expérience / Formation

DEC en bureautique ou équivalent;

Expérience démontrée à accompagner divers gestionnaires de différents niveaux;

Excellente maîtrise de la suite MS office;

Connaissance des technologies de l'information et de la communication.

Qualités et aptitudes

Discrétion et professionnalisme;

Organisé (e) et méthodique;

Bonne gestion des priorités;

Initiative et pro activité;

Esprit d’équipe;

Rigueur et souci du détail sont très importants.

Pourquoi choisir Optimum ?
Une opportunité de joindre un groupe financier privé québécois/canadien d’envergure internationale solide et performant. Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.

Quelques-uns de nos avantages

Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles.

Ambiance de travail collaborative et participative, gestionnaires à l’écoute et accessibles.

Un régime complet d'assurances collectives et un régime de retraite compétitifs avec contribution de l'employeur.

Un accès gratuit à un médecin virtuel et au programme d'aide pour les employés (PAE).

Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.

Remboursement partiel des frais de transport en commun ou d’abonnement sportif.