Executive Support & Workplace Experience Coordinator | Coordonnateur·trice – Soutien exécutif et exp

Location: Montreal

Executive Support & Workplace Experience Coordinator | Coordonnateur
· trice – Soutien exécutif et expérience au travail  Montréal, QC
Pourquoi ce poste existe  Chez Alvéole, notre mission est de reconnecter les gens à la nature. Une des façons dont on le fait, c'est en gérant des milliers de ruches partout en Amérique du Nord et en Europe. En parallèle, on développe de nouveaux produits, on recrute constamment de nouveaux talents, on prend souvent l'avion pour aller rencontrer nos clients et on se fixe des objectifs ambitieux comme équipe de direction… tout en essayant de faire d'Alvéole un endroit où il fait vraiment bon travailler.
Bref, nos journées sont rarement prévisibles.
Une rencontre de leadership génère dix suivis. Un client demande une expérience sur mesure avec un délai de 24 heures. Il faut organiser un itinéraire complexe dans plusieurs villes. Une nouvelle personne commence lundi et son poste de travail n'est pas prêt. Le gestionnaire de l'immeuble tarde à régler une réparation. Le lunch doit arriver avant le début d'un onsite. Un candidat est déjà arrivé et quelqu'un doit aller l'accueillir pendant que l'interviewer termine une réunion.

Le prochain conseil d'administration approche et les dirigeants n'ont pas encore trouvé le temps de tout préparer.
Nous avons quatre dirigeants qui avancent vite. Très vite. Et leur temps est beaucoup trop précieux pour être consacré à la coordination administrative.
C'est là où tu entres en jeu.
C'est le genre de poste où, si tu fais un travail exceptionnel, des centaines de personnes auront de meilleures journées… sans même réaliser tout ce que tu as rendu possible.
Ce qui rend ce poste unique  Tu soutiendras quatre dirigeants, pas un seul.
Et ce sont tous des bâtisseurs.
Ils avancent rapidement, sont très impliqués dans l'entreprise et portent une attention particulière aux détails. Si tu leur demandes sur quoi ils travaillent, ils te parleront probablement de trois dossiers qu'ils ont terminés hier, de cinq nouvelles idées qui les emballent aujourd'hui et d'une conversation avec un client qui a complètement changé leurs priorités il y a une heure.
Ils ont besoin de quelqu'un qui aime apporter de la structure à ce rythme, pas de quelqu'un qui essaie constamment de le ralentir.
Chacun fonctionne différemment et les priorités évoluent vite.
Tu seras aussi responsable de notre magnifique bureau de Montréal.
Les vendors, les accès à l'immeuble, les réparations, les collations, les salles de réunion, les fournitures, les postes de travail des nouvelles recrues, les événements d'équipe…
Pris individuellement, rien de tout ça n'est particulièrement compliqué.
Mais ensemble, ce sont ces détails qui font qu'un bureau est agréable… ou frustrant.
Ce rôle est autant une question d'anticipation que d'organisation.
Les personnes qui réussissent ici n'attendent pas qu'on leur dise quoi faire. Elles remarquent les détails que les autres ne voient pas, règlent les problèmes avant qu'ils existent et aiment sincèrement faciliter la vie des gens autour d'elles.
Si tu cherches une liste de tâches identique chaque jour, ce poste n'est probablement pas pour toi.
Relevant directement de notre VP, People & Culture, tu deviendras le point d'ancrage administratif de notre équipe de direction.
Tu seras notamment responsable de :
Garder nos quatre dirigeants organisés et toujours un pas d'avance en gérant leurs calendriers, courriels, déplacements, réunions, dépenses, priorités et suivis.
Faire avancer les projets en assurant les suivis, en coordonnant les prochaines étapes, en rédigeant certaines communications et en facilitant la collaboration entre les équipes.
Prendre en charge différents projets d'administration de l'entreprise, souvent liés à la conformité (renouvellements…