Adjoint Administratif

Location: Montreal

Nous sommes à la recherche d’une personne hautement organisée, proactive et soucieuse d’offrir un excellent service pour occuper le poste d’ adjointe administrative ou adjoint administratif . Cette personne soutiendra les membres de notre équipe de Montréal et contribuera à maintenir un milieu de travail accueillant, productif et bien organisé.

Le poste exige une présence au bureau de Montréal  au moins trois jours par semaine .

Ce rôle convient à une personne qui aime prendre les choses en main, résoudre des problèmes et veiller au bon déroulement des activités en coulisses. La personne retenue agira comme partenaire de confiance auprès des membres de la direction. Elle coordonnera leurs horaires, leurs réunions, leurs déplacements et leurs activités administratives. Elle contribuera également au bon fonctionnement quotidien du bureau, à la qualité du milieu de travail et à l’organisation d’activités destinées aux employés.

Vos responsabilités
Soutien à la direction

Gérer efficacement les agendas des personnes soutenues afin qu’ils soient à jour, exempts de conflits et harmonisés avec les priorités de l’organisation.

Organiser les réunions, notamment en coordonnant les horaires, la réservation des salles, les services de restauration, les besoins technologiques et les autres aspects logistiques.

Répondre aux demandes courantes des membres de la direction et en assurer le traitement rapide et professionnel.

Organiser les déplacements au Canada et à l’étranger, notamment les itinéraires, l’hébergement et les autres aspects logistiques.

Préparer et soumettre les comptes de dépenses avec exactitude et dans les délais prescrits, conformément aux politiques de l’entreprise.

Assurer le suivi des priorités des membres de la direction et porter rapidement à leur attention les questions urgentes.

Contribuer à la mise en page des présentations, des rapports et des documents de réunion afin d’en assurer la qualité et l’uniformité.

Coordonner les demandes de traduction en faisant appel aux ressources internes et externes appropriées.

Aider les gestionnaires et les employés à préparer des communications bilingues claires, professionnelles et uniformes dans les deux langues officielles.

Traiter les renseignements confidentiels et délicats avec la plus grande discrétion et un professionnalisme irréprochable.

Prendre en charge les questions administratives et opérationnelles, coordonner les solutions requises et assurer le suivi jusqu’à leur résolution.

Soutien au milieu de travail et à l’expérience des employés

Contribuer à faire du bureau de Montréal un milieu professionnel, accueillant et fonctionnel pour les employés et les visiteurs.

Veiller à ce que les fournitures de bureau, les boissons, les collations et les autres articles nécessaires soient disponibles.

Participer à la préparation des salles de réunion et coordonner les besoins audiovisuels ainsi que les services de restauration.

Soutenir les initiatives visant à améliorer le quotidien des employés et à favoriser un climat de travail positif.

Accueillir les membres de la direction et gestionnaires en visite et veiller au bon déroulement de leur séjour au bureau de Montréal.

Repérer des occasions d’améliorer les méthodes de travail, les services offerts au bureau et le quotidien des employés.

Événements et activités du bureau

Organiser les repas d’équipe, les activités de reconnaissance, les rencontres sociales et les autres activités du bureau.

Participer à la planification et à la tenue de réceptions pour les clients, de visites de membres de la direction et d’activités organisées au bureau.

Coordonner la logistique des réunions internes, des ateliers et des événements spéciaux.

Contribuer à un milieu de travail positif et mobilisateur en organisant des…