Adjointe administrative

Location: Montreal

Nous recherchons une  Adjointe administrative  organisée, proactive et orientée vers le service afin de soutenir efficacement nos gestionnaires et les membres de notre équipe.

Dans ce rôle, vous assurerez la coordination de différentes activités administratives et contribuerez au bon déroulement des opérations quotidiennes. Vous serez une personne-ressource fiable, capable d’anticiper les besoins, de gérer plusieurs priorités et d’assurer des suivis rigoureux.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec plusieurs intervenants internes et externes et serez appelée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et professionnalisme.

Plus spécifiquement, les principales responsabilités du poste sont de :

Soutien administratif :
Assurer un soutien administratif quotidien aux gestionnaires et aux membres de l’équipe et répondre aux différentes demandes avec efficacité.

Gestion des agendas :
Coordonner les calendriers, planifier les rencontres, réserver les salles et préparer les renseignements nécessaires au bon déroulement des réunions.

Documents et communications : Rédiger, réviser, traduire au besoin et mettre en forme des courriels, lettres, présentations, rapports et autres documents professionnels.

Organisation des activités :
Coordonner les déplacements, les réunions, les événements et les activités d’équipe, puis assurer les suivis requis.

Gestion de l’information :
Mettre à jour les dossiers, les bases de données et les outils de suivi et assurer un classement structuré et confidentiel de la documentation.

Suivis administratifs :
Effectuer le suivi des échéanciers, des factures, des comptes de dépenses, des bons de commande et des demandes internes selon les processus établis.

Collaboration :
Communiquer avec les différents services, clients, fournisseurs et partenaires afin de transmettre l’information et de faciliter l’avancement des dossiers.

Amélioration continue :
Repérer les occasions d’améliorer les méthodes de travail et contribuer à la mise en place d’outils et de processus administratifs simples et efficaces.

Exigences

Détenir un diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique, en administration ou dans une discipline connexe.

Posséder de trois à cinq années d’expérience dans un rôle de soutien administratif.

Démontrer d’excellentes aptitudes en rédaction, en révision et en mise en forme de documents.

Maîtriser la suite Microsoft Office, particulièrement Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams.

Être à l’aise avec les outils technologiques et capable d’apprendre rapidement de nouveaux systèmes.

Être bilingue en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La maîtrise de l’anglais est essentielle puisque la personne devra communiquer régulièrement avec des collègues, des clients, des fournisseurs et des partenaires anglophones au Canada et aux États-Unis et préparer ou réviser de la documentation en anglais.

Compétences Recherchées

Organisation, gestion des priorités et respect des échéanciers.

Rigueur, souci du détail et qualité d’exécution.

Autonomie, initiative et capacité à anticiper les besoins.

Communication claire, courtoisie et sens du service.

Discrétion, jugement et respect de la confidentialité.

Adaptabilité et capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément.

Le Candidat Idéal Est Une Personne Qui

Est reconnue pour sa fiabilité et la constance de ses suivis.

Aime structurer l’information et rendre le travail des autres plus simple et plus efficace.

Sait établir des relations de confiance avec des interlocuteurs variés.

Garde son calme, son professionnalisme et son sens des priorités dans un environnement dynamique.

Collabore naturellement avec l’équipe tout en étant capable de travailler de façon autonome.

Ce que nous offrons

Un fleuron…