Office Clerk

Poste : coordonnateur(trice) de bureau
Lieu de travail :
Montréal, QC
Salaire : jusqu’à 63 000 $ par année
Type de poste : temps plein

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de bureau très organisé(e) et soucieux(se) du détail pour soutenir les activités quotidiennes d’un bureau à Montréal. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif, d’accueil et de coordination aux employés, à la direction, aux clients et au conseil d’administration.

Le candidat idéal est proactif, professionnel et à l’aise pour gérer plusieurs priorités à la fois. De solides compétences en communication, une maîtrise de Microsoft Office, en particulier d’Excel, et la capacité de traiter les renseignements confidentiels avec discrétion sont essentielles.

• Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels vers les personnes concernées, prendre et transmettre les messages.
• Accueillir et aider les clients, les visiteurs et les partenaires d’affaires de manière professionnelle et courtoise.
• Servir de point de contact entre les clients, les employés et la direction.
• Veiller à ce que l’aire d’accueil soit propre, bien organisée et accueillante.
• Fournir des renseignements généraux et une aide administrative aux employés et aux visiteurs.
• Aider à la préparation des salles de réunion et servir des rafraîchissements au besoin.

• Rédiger, mettre en page, relire et préparer la correspondance d’affaires, les lettres, les rapports et autres documents.
• Aider à la préparation des présentations et du matériel de réunion.
• Prendre des notes de réunion, préparer des résumés et assurer le suivi des mesures à prendre au besoin.
• Envoyer des rappels aux employés concernant les tâches en suspens et les échéances à venir.
• Tenir à jour les listes de contacts de l’entreprise, les dossiers et les fichiers administratifs.
• Préparer et distribuer des trousses d’information aux clients actuels et potentiels, et coordonner les communications de suivi.
• Coordonner le renouvellement des polices d’assurance liées aux véhicules et aux locaux.
• Mettre à jour les registres de tarification des fonds et d’autres rapports internes au besoin.
• Aider à l’administration générale du bureau, au classement, à la gestion des documents et à d’autres tâches administratives.

• Recueillir, examiner et organiser les rapports de dépenses des employés ainsi que les reçus justificatifs.
• Préparer et tenir à jour les rapports de dépenses à l’aide de Microsoft Excel.
• Vérifier que les rapports de dépenses sont complets, exacts et accompagnés des pièces justificatives appropriées.
• Assurer le suivi auprès des employés en cas de reçus manquants, d’informations incomplètes ou d’anomalies.
• Tenir à jour des registres organisés des dépenses et des remboursements des employés.
• Aider le service de la comptabilité à la saisie de données, à la mise à jour des feuilles de calcul et aux tâches administratives.
• S’assurer que les rapports de dépenses sont soumis pour approbation conformément aux procédures internes.

• Tenir à jour le calendrier du bureau et tenir les employés informés des réunions, événements et dates importantes à venir.
• Planifier et coordonner les réunions internes et externes, y compris les invitations, les réservations de salles et la préparation des documents.
• Organiser les déplacements d’affaires, y compris le transport, l’hébergement et les itinéraires.
• Préparer et distribuer le calendrier mensuel des événements.
• Aider à la coordination et à la réservation des événements d’entreprise et d’autres activités.

• Tenir à jour et protéger les dossiers…