Assistant.e de Direction et Coordination des bureaux à temps partiel

Vous souhaitez contribuer à une aventure collective, entreprendre, tester, apprendre, vous développer et vous challenger ? Nous avons bien plus qu’un emploi pour vous !

Chez NAOS, nous sommes des personnes engagées, qui pensent et agissent différemment.

Nous sommes une entreprise utile au monde. Chaque jour, nous nous efforçons d'aimer, de comprendre et de prendre soin du vivant. Nos marques, BIODERMA, INSTITUT ESTHEDERM et ETAT PUR, s'ancrent dans une approche unique : l'écobiologie. C'est ainsi que nous réalisons des innovations révolutionnaires et utiles.

Avec une présence dans plus de 100 pays et une communauté de 3 400 NAOSiens, nous avons opté pour un seul site de conception et de fabrication, NAOS Les Laboratoires, à Aix-en-Provence (France), pour maîtriser la qualité et le design unique de nos produits.

Nous recherchons une personne organisée, proactive et accueillante pour soutenir les activités quotidiennes du CEO et assurer le bon fonctionnement de notre bureau.

Alliant assistance de direction, coordination du bureau et accueil, ce poste joue un rôle important dans la création d’un environnement professionnel et agréable pour notre équipe et pour toutes les personnes qui visitent nos locaux.

Avec

• Bilingue français/anglais(écrit et parlé)
• Excellent sens de l’organisation, souci du détail et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Attitude chaleureuse et professionnelle, et excellentes aptitudes en communication.
• Discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Capacité à concilier le travail administratif planifié avec l’accueil des visiteurs et les besoins quotidiens du bureau.
• Aisance avec le courriel, les agendas, les tableurs et les outils de bureautique courants.
• Expérience pertinente en assistance de direction, en administration, en coordination de bureau ou en hôtellerie.

• Gérer l’agenda du CEO, planifier les réunions et résoudre les conflits d’horaire selon les priorités établies.
• Organiser les déplacements d’affaires, incluant les vols, l’hébergement, le transport terrestre et des itinéraires clairs.
• Tenir à jour les plans de voyage et l’organisation des réunions, en anticipant les besoins pratiques et les changements.
• Préparer les rapports de dépenses, recueillir les reçus et assurer le suivi avec l’équipe Finance.
• Préparer et organiser les documents de réunion, coordonner les signatures et assurer le suivi des dossiers administratifs.
• Agir comme interlocuteur.trice professionnel.le auprès des collègues, des clients et des partenaires externes.

• Veiller à ce que l’accueil, les salles de réunion et les espaces communs soient propres, bien organisés et prêts à être utilisés.
• Surveiller et réapprovisionner le café, les boissons, les collations, la papeterie et les autres fournitures de bureau.
• Organiser les rafraîchissements et le service traiteur pour les réunions, au besoin.
• Agir comme point de contact au quotidien auprès de la gestion de l’immeuble, des équipes d’entretien ménager, des fournisseurs de services d’entretien et des fournisseurs de bureau.
• Coordonner les demandes d’entretien et en assurer le suivi jusqu’à leur résolution.
• Faire le suivi des commandes, factures et achats du bureau dans le respect des budgets établis.
• Offrir un soutien logistique ponctuel pour les rassemblements internes, les commandes de produits des employés ainsi que les initiatives approuvées de cadeaux ou de bienfaisance, selon les priorités et les heures de travail.

• Accueillir chaleureusement et professionnellement les invités, clients, candidats et fournisseurs.
• Informer les hôtes de l’arrivée des visiteurs et aider ceux-ci à s’installer.
• Maintenir une entrée…