Technicien; ne) en administration – gestion contractuelle

Sous l’autorité de la coordonnatrice à l’exploitation résidentielle, le titulaire du poste fait le suivi administratif et opérationnel des différents contrats relevant de la gestion immobilière résidentielle. Il offre un soutien administratif à la direction de la gestion immobilière au niveau de la planification des besoins et du suivi des diverses dépenses. Il veille également à protéger les intérêts de la SHDM.

• Être responsable, en collaboration avec l’équipe de l’approvisionnement, de fournir les informations requises à la préparation des documents contractuels (négociation ou sollicitation);
• Coordonner et collaborer à la préparation des devis techniques avec les équipes concernées;
• Préparer des estimations budgétaires relatives aux besoins identifiés;
• Participer au processus de demande de prix et de gré à gré en respect des politiques et procédures applicables à la SHDM;
• Assurer la planification et le suivi administratif des travaux d’entretien et de remise en état;
• Procéder à l’analyse et à la planification du renouvellement des contrats;
• Assurer le suivi des contrats de mise en œuvre, le respect des clauses contractuelles et gérer toute demande de changement au contrat;
• Assurer un rôle de liaison entre la SHDM et les fournisseurs;
• Collaborer à l’acquisition de biens et procéder à certains achats après approbation de son supérieur immédiat;
• Assurer la gestion de changement et le suivi des livrables contractuels dans le respect des échéances;
• Assurer le suivi des coûts et des échéanciers de réalisation des travaux et services et aviser son supérieur de tout dépassement;
• Participer à l’élaboration du plan de contingence, le cas échéant;
• Procéder à l’étude des demandes de changements aux contrats et préparer des recommandations s’il y a lieu;
• Suivre les avis de non-conformités techniques, en collaboration avec les surintendants techniques et assurer la traçabilité des anomalies, des observations, des avis non-conformités et des demandes d’action corrective;
• Établir un dossier historique du contrat et de la performance du fournisseur pour la fermeture administrative et l’archivage du contrat qui lui sont assignés;
• Effectuer une évaluation régulière de la performance des biens acquis, des services rendus et des travaux réalisés, et identifier des opportunités d’amélioration;
• Collaborer à la gestion budgétaire des contrats;
• Examiner et valider les factures en vue de leur paiement;
• Gérer et développer des bases de données pour les logiciels de gestion des clés;
• Disposer des biens jugés inutiles et désuets selon les règles établies par la SHDM;
• Émettre les bons de commande en respect des règles établies par la SHDM;
• Collaborer à la mise en place de divers systèmes de suivis et d’outils de gestion d’exploitation pour les opérations de la direction de la gestion immobilière;
• Exécuter toute tâche connexe et de même nature à la demande de son supérieur.

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, en gestion de l’approvisionnement ou toute autre combinaison d’étude et ’expérience jugée pertinente;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente en gestion de contrats. Toute expérience dans le domaine municipal ou en approvisionnement est un atout;
• Maîtriser les outils de la suite MS Office, particulièrement Excel.

Capacité à préparer des devis techniques, capacité à préparer des estimations budgétaires, autonomie, initiative et esprit d’équipe, souci aigu du service auprès de la clientèle, capacité d’adaptation, sens de l’organisation et gestion des priorités, démontrer de l’aisance à négocier, faire preuve de jugement dans la…