Réceptionniste - syndiqué | Receptionist - Union

Location: Pointe-Claire

Our associates celebrate lives. We celebrate our associates.

Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales.

Receives client families and visitors at the front desk by greeting, welcoming, directing and announcing them courteously and appropriately. Answers, screens, and routes incoming phone calls plus other general office support duties

RESPONSABILITÉS DU POSTE

Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée.

Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée.

Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc.

Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité

Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession.

Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié.

Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café.

Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général.

Recevoir le courrier et les colis.

Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies.

Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions.

Exigences MINIMALES
Formation

Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Expérience

6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence.

Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur.

Connaissances, compétences et aptitudes

Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MSOffice

Ton de voix clair et professionnel.

Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles.

Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps.

Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail.

Conditions de travail
En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer:

Environnement de travail

Le travail se fait principalement à l'intérieur

Tenue de travail standard exigée

Postures de travail

Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour

Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments

Exigences physiques

Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone

Heures de travail

Travailler au-delà des heures «normales» selon les besoins

Un minimum de voyage requis

Job Responsibilities

Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building

Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room

Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc.

Immediately notifies and involves management with customer service and security issues

Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures

Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members

Maintains a comfortable environ ment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee.

Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture

Receives…