Adjoint·e exécutif·ve à la direction générale

Location: Montreal

## Offre d'emploi

Le Jeudi 12 novembre 2026# Adjoint
· e exécutif
· ve à la direction généralepublié par Petites-Mains
** Adjoint
· e exécutif
· ve à la direction générale
**** Supérieure immédiate :
** Cofondatrice et directrice générale
** Statut :
** Poste permanent, 35 heures par semaine
** Lieu de travail :
** 7595, boulevard Saint-Laurent, Montréal
** Sommaire du poste
** Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint
· e exécutif
· ve assure un soutien administratif et exécutif à la direction générale et à la direction générale adjointe. La personne est responsable de la coordination des activités administratives liées à la gouvernance, de la gestion courante de l’immeuble et du bon fonctionnement des services généraux. Elle contribue à l’efficacité des opérations quotidiennes par son autonomie, sa rigueur et son sens de l’organisation.
** Principales responsabilités
**** 1. Soutien à la direction et gouvernance
*** Gérer l’agenda, les correspondances et les demandes adressées à la directrice générale;
* Apporter un soutien administratif à la direction générale adjointe dans l’exercice de ses fonctions;
* Préparer les documents et organiser les rencontres de la direction;
* Coordonner les réunions du conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle, incluant les convocations, la préparation des documents et la rédaction des procès-verbaux;
* Rédiger et réviser les correspondances officielles, les notes de service et les documents corporatifs;
* Assurer la mise à jour et la conservation des documents officiels de l’organisme, notamment les procès-verbaux, les résolutions et le registre des membres.
** 2. Gestion de l’immeuble
*** Coordonner l’entretien préventif, les réparations et le bon fonctionnement général de l’immeuble;
* Assurer les relations avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services;
* Obtenir des soumissions, coordonner les interventions et assurer le suivi des travaux courants;
* Assurer la gestion administrative des contrats d’entretien et de services généraux, incluant leurs renouvellements;
* Assurer les communications et les suivis auprès des occupants de l’immeuble;
* Veiller au maintien de conditions sécuritaires et signaler les situations nécessitant une intervention;
* Assurer la gestion des clés et des accès aux locaux;
* Assurer le suivi des dépenses courantes liées au fonctionnement de l’immeuble, selon les budgets et autorisations établis;
* Coordonner le travail de la préposée à l’entretien ménager et les achats nécessaires.
** 3. Gestion administrative
*** Assurer l’organisation, le classement et la mise à jour des documents administratifs;
* Veiller à l’exactitude et à la confidentialité des informations;
* Maintenir à jour les données administratives dans les systèmes de gestion, notamment Odoo.
** 4. Communications institutionnelles
*** Rédiger et réviser les avis, communiqués et correspondances institutionnelles;
* Coordonner la diffusion des communications officielles;
* Assurer le traitement administratif des demandes médiatiques et la tenue de la revue de presse.
** 5. Coordination administrative et logistique
*** Coordonner les achats administratifs et les demandes de services auprès des fournisseurs;
* Assurer la gestion des réservations de salles et des espaces communs;
* Organiser les aspects logistiques des rencontres et des événements institutionnels.
** 6. Gestion des bénévoles
*** Recevoir et rencontrer les personnes souhaitant faire du bénévolat à Petites-Mains;* Évaluer leurs compétences, leurs intérêts et leurs disponibilités afin de sélectionner les candidatures correspondant aux besoins des services;
* Coordonner leur accueil et leur orientation vers les services concernés;
* Maintenir à jour la banque de bénévoles dans Odoo et assurer les…