Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés

Adjointe administrative, Services aux locataires et aux propriétés Édifice Sun Life - Montréal, Québec À propos de Bentall Green Oak :

BGO est l’un des principaux conseillers internationaux en gestion des investissements immobiliers, une société offrant des prêts immobiliers et un fournisseur de services immobiliers de premier plan, reconnu dans le monde entier. BGO sert les intérêts de plus de 750 clients institutionnels avec son expertise en gestion des actifs pour les bureaux, le secteur industriel, les propriétés multirésidentielles, la vente au détail et l’hôtellerie dans le monde entier.

BGO possède des bureaux dans 27 villes situées dans 13 pays, et détient des connaissances et une expérience locales vastes, et des réseaux étendus dans toutes les régions où elle investit dans les actifs immobiliers et les gère au nom de ses clients sur les marchés primaires, secondaires et de co-investissement. BGO fait partie de SLC Management, l’entité de gestion des alternatives institutionnelles et des actifs traditionnels de Sun Life.

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Heures de travail :
Du lundi au vendredi : de 8 h à 16 h 30.

Sous l'autorité du Directeur Immobilier, le rôle principal de l’adjointe administrative consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat pour l’organisation et d’assurer la gestion des documents, la coordination avec les clients et les autres départements de service immobilier.

• Fournir un support pour l’état des locaux des locataires (arrivés et départs)
• Inspection des locaux vacants
• Mise à jour de la plateforme Cambio (gestion données eco-énergetiques)
• Coordonner la cueillette pour déchets, recyclage, métal et compacteur
• Archivage des certificats
• Prise de photos et pesées pour les déchets non-standards (balance)
• Aider pour fermeture des bons de travail Angus pour l’entretien ménager
• Produire un rapport de facturation à la fin de chaque mois
• Création de bon de travail pour entretien ménager lorsque nécessaire
• Suivi et accompagnement de certains fournisseurs (avis aux locataires, planification, etc.)

• Traiter les factures pour l’immeuble assigné, notamment en les faisant correspondre aux bons de commande dans les délais prescrits
• Répondre aux demandes de paiement des fournisseurs et valider les relevés de compte
• Aider à la gestion des comptes débiteurs au besoin
• Traiter des relevés de transactions de carte de crédit
• Sauvegarder les factures reçues dans les répertoires appropriés

• Fournir un soutien au gestionnaire immobilier et au personnel de bureau
• Effectuer le suivi et la vérification de la conformité des certificats d’assurances des locataires
• Interagir, communiquer et correspondre de manière professionnelle et efficace avec tous les intervenants
• Participer à la saisie de certaines données liées au fonctionnement du bâtiment.
• Mise à jour et compléter les différents dossiers et rapports sous forme papier et électronique
• Maintenir et mettre à jour les informations des locataires
• Maintenir et mettre à jour la liste des entrepreneurs approuvés et faire les suivis nécessaires.
• Participer à des projets spéciaux, à des événements organisés par les locataires et à d'autres fonctions de bureau, selon les besoins.
• Adopter et soutenir de manière proactive la culture de durabilité environnementale, de responsabilité sociale et d'entreprise de BGO
• D'autres tâches et responsabilités qui peuvent être requises de temps à autre pour épauler la coordonnatrice, services immobiliers.

• Minimum de 2 ans d’expérience connexe en administration;
• Études secondaires
• Une expérience dans le secteur des activités immobilières et de Yardi est un atout
• Compétences relationnelles – Être…