Administrateur; trice) de baux

Position: Administrateur(trice) de baux
Location: Montreal

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Un rôle stratégique au cœur de la logistique

Responsabilités

Gestion et exécution des documents liés aux baux

Préparer, coordonner et gérer l’ensemble des documents relatifs aux transactions locatives, notamment les offres de location, les contrats de bail, les prolongations, les renouvellements, les sous-locations, les ententes modificatives, les cessions de bail et les avis aux locataires.

Superviser et réviser le travail des fournisseurs externes responsables de la documentation, en veillant à l’exactitude, à l’exhaustivité et au respect des délais établis pour l’ensemble du portefeuille immobilier.

Coordonner la signature des documents de location avec les propriétaires, les sous-locateurs, les conseillers juridiques et les parties prenantes internes.

Préparer et gérer les ententes de maintien dans les lieux après l’expiration d’un bail, ainsi que les ententes de location à court terme et temporaires, selon les besoins opérationnels.

Examiner et annoter les documents de location transmis par les propriétaires, les sous-locateurs et les équipes juridiques, en signalant les clauses inhabituelles et les enjeux de conformité nécessitant une attention particulière.

Participer aux discussions sur les conditions des baux avec les conseillers juridiques et signaler les risques juridiques ou commerciaux au spécialiste en stratégie et transactions immobilières ou à la direction de l’immobilier d’entreprise.

Certificats d'estoppel et documents de conformité

Assurer la préparation et la signature des certificats d'estoppel pour l’ensemble du portefeuille immobilier, en veillant à leur exactitude, à leur exhaustivité et au respect des délais.

Tenir à jour un registre de suivi des demandes de certificats d'estoppel en cours, des échéances de signature et des certificats finalisés.

Veiller à ce que l’ensemble des documents juridiques, politiques et procédures liés à la conformité des baux soient à jour, exacts et respectés.

Administration des baux et intégrité des données du portefeuille

Maintenir des dossiers de location exacts, complets et prêts à être audités pour l’ensemble des propriétés du portefeuille, incluant les contrats dûment signés, les modifications et les documents justificatifs.

Analyser les contrats de bail afin d’en extraire et de consigner les principales dispositions financières, commerciales et juridiques dans les bases de données du portefeuille.

Assurer le suivi des dates importantes des baux, notamment les options de renouvellement, les droits de résiliation, les options d’agrandissement, les ajustements de loyer et les délais de préavis.

Garantir l’exactitude et l’intégrité des données du portefeuille dans les systèmes de gestion des baux, les plateformes de gestion intégrée des environnements de travail (IWMS) ou les bases de données immobilières.

Saisir et mettre à jour avec précision les données relatives aux baux, aux renouvellements et aux transactions afin d’assurer leur exhaustivité et la fiabilité des systèmes.

Gestion des loyers et des coûts d’exploitation

Effectuer le suivi des coûts liés aux baux, notamment les loyers de base, les frais d’exploitation récupérables et les frais d’entretien des espaces communs (CAM).Examiner et, au besoin, contester les rapprochements des frais d’entretien des espaces communs et les calculs des dépenses d’exploitation soumis par les propriétaires, en vérifiant leur…