Office Manager

Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.

Cerchiamo un / a Office Manager con esperienza in Studi professionali. Non è richiesta un’autonomia completa, in quanto è previsto un periodo di formazione e inserimento per acquisire le procedure interne.

Ruolo principale
E’ il punto di riferimento organizzativo e operativo dello Studio, responsabile di garantire il coordinamento e l’efficienza delle attività quotidiane, oltre a supportare i dipendenti nello svolgimento delle mansioni legate alla consulenza societaria, consulenza del lavoro, tenuta contabile e adempimenti fiscali. La figura assicura che ogni processo interno sia fluido, efficiente e orientato a offrire un servizio di alta qualità ai clienti.

A. Responsabilità principali
1. Supervisione amministrativa e contabile

Supervisionare i rapporti giornalieri predisposti dal personale interagendo con gli stessi per una corretta gestione del suo aggiornamento giornaliero.

Preparazione e supervisione dei report mensili e trimestrali relativi all’andamento economico dello studio, destinati alla direzione.

Gestione della fatturazione attiva e passiva dello studio, assicurandosi che i pagamenti siano regolari e correttamente registrati.

Controllo delle spese operative e dei costi fissi, individuando opportunità di risparmio o miglioramento.

2. Supporto strategico alla direzione

Fornitura di report dettagliati alla direzione sull’andamento delle attività, sui carichi di lavoro del personale e sui risultati economici dello studio.

Collaborazione con la direzione nello sviluppo di nuove strategie operative e nella pianificazione di iniziative per attrarre nuovi clienti o fidelizzare quelli esistenti.

Assistenza nell’organizzazione di eventi informativi o formativi rivolti ai clienti, come seminari o webinar su tematiche fiscali, contributive e societarie.

3. Relazioni con fornitori e gestione risorse

Gestione dei contratti con fornitori di software gestionali, servizi informatici e materiali di consumo, garantendo la continuità operativa dello studio.

Monitoraggio delle necessità di approvvigionamento e pianificazione degli ordini per materiali d’ufficio, dispositivi tecnologici e risorse aggiuntive.

4. Organizzazione interna e ottimizzazione dei processi

Implementazione di procedure standard per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre i tempi di completamento delle pratiche.

Gestione e manutenzione degli strumenti informatici e dei software gestionali utilizzati per la contabilità, la consulenza e gli adempimenti fiscali, in collaborazione con fornitori esterni.

Monitoraggio delle performance operative dello studio e proposta di soluzioni per migliorare l’efficienza.

5. Relazioni con i clienti

Gestione dei rapporti con i clienti dello studio, garantendo un alto livello di professionalità e tempestività nelle risposte.

Supervisione della raccolta e della gestione della documentazione necessaria per la predisposizione delle dichiarazioni fiscali e dei bilanci societari.

Coordinamento degli incontri con i clienti, sia in presenza che da remoto, per aggiornamenti periodici o discussioni specifiche su problematiche fiscali e societarie.

Monitoraggio della soddisfazione dei clienti, raccogliendo feedback utili per migliorare i servizi offerti.

B. Comunicazione digitale e marketing
1. Aggiornamento del sito web

Inserimento di nuovi contenuti, come articoli, notizie su normative fiscali e tributarie o servizi offerti dallo studio.

Verifica periodica della funzionalità e dell’ottimizzazione del sito, collaborando con eventuali fornitori tecnici per migliorare la navigabilità e la visibilità.

Creazione di una sezione dedicata alle domande frequenti (FAQ) per fornire supporto ai clienti.

2. Gestione dei social media

Creazione e pubblicazione di contenuti informativi su piattaforme social (es. Linked In, Facebook, Instagram) per promuovere i servizi dello studio e informare il pubblico su scadenze e novità fiscali.

Interazione con i follower per rispondere a domande e raccogliere feedback.

Pianificazione e gestione di campagne pubblicitarie mirate per attrarre nuovi…