Medewerker Bedrijfsbureau

Ben jij de regelaar die zorgt dat alles op rolletjes loopt?

Ben jij iemand die overzicht houdt, graag organiseert en het prettig vindt wanneer alles gewoon goed geregeld is? Schakel je makkelijk tussen een telefoontje, een factuur die gecontroleerd moet worden, een afspraak die ingepland moet worden en een collega die iets van je nodig heeft?

Dan hebben we bij asw ramen & deuren een veelzijdige functie voor je.

Als Medewerker Bedrijfsbureau ben je een belangrijke schakel in onze dagelijkse bedrijfsvoering. Je ondersteunt de bedrijfsleider, houdt verschillende administratieve processen op orde en zorgt ervoor dat informatie, documenten en afspraken correct en tijdig worden verwerkt.

Je wacht daarbij niet alleen af wat er op je bureau terechtkomt. Je houdt overzicht, signaleert wanneer iets ontbreekt of afwijkt en zorgt ervoor dat acties niet blijven liggen. Precies dát maakt deze functie zo belangrijk binnen ons team.

Jij houdt overzicht. Wij bouwen verder.

Wat ga je doen?

Geen dag hoeft hetzelfde te zijn. Je werkzaamheden zijn breed en lopen dwars door onze organisatie heen.

Zo ga je onder andere:

• de asw R&D-mailbox beheren en organiseren en binnenkomende telefoongesprekken aannemen;
• opdrachtbevestigingen en facturen controleren en afwijkingen signaleren;
• garantiecertificaten opstellen en verwerken;
• de agenda van de bedrijfsleider beheren, afspraken organiseren en openstaande acties bewaken;
• informatie verzamelen en voorbereiden voor afspraken en overleggen;
• projectlijsten en tikkaarten bijwerken;
• tikkaarten controleren en versturen;
• balanslijsten opstellen en bijhouden;
• ondersteunen bij de werkvoorbereiding;
• het beheer van de glasbokken en kantoorartikelen administratief bijhouden;
• de voorraad kantoorartikelen bewaken en bestellingen verzorgen;
• informatie opvragen en uitzoeken die opdrachtgevers nodig hebben voor bijvoorbeeld subsidieaanvragen;
• bewaken dat administratieve documenten en registraties actueel, volledig en correct zijn.

En zie je dat iets slimmer of praktischer georganiseerd kan worden? Dan vinden we het juist fijn als je daarover meedenkt en initiatief toont.

Met wie werk je samen?

Je hebt een centrale plek binnen de organisatie. Intern heb je veel contact met de bedrijfsleider, werkvoorbereiding/projectleiding, financiële administratie, productie en logistiek.

Daarnaast heb je contact met leveranciers, opdrachtgevers en andere externe relaties. Je zorgt ervoor dat vragen en informatie op de juiste plek terechtkomen en dat afspraken administratief goed worden opgevolgd.

Wie ben jij?

Voor deze functie zoeken we geen administratieve medewerker die alleen maar een takenlijst afwerkt. We zoeken iemand die overzicht ziet én houdt
, zelfstandig kan werken en begrijpt wat er nodig is om collega’s en processen goed te ondersteunen.

Je:

• hebt MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur niveau 4;
• hebt bij voorkeur een administratieve, secretariële of bedrijfsondersteunende opleiding;
• hebt minimaal 5 jaar ervaring in een administratieve, secretariële of ondersteunende functie;
• bent nauwkeurig, georganiseerd en proactief;
• kunt goed plannen en prioriteiten stellen;
• communiceert makkelijk met verschillende mensen;
• kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking;
• hebt ervaring met agendabeheer en correspondentie;
• hebt basiskennis van order-, inkoop- en factuurprocessen;
• kunt goed overweg met Outlook, Word en Excel;
• bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen.

Heb je al ervaring met een ERP-, order- of administratiesysteem? Mooi meegenomen. Ervaring in een technische, productie- of bouwomgeving is eveneens een pré.

Wat bieden wij jou?

Een veelzijdige functie voor 32 uur per week binnen asw ramen & deuren in Nederweert
, waarin je veel verschillende werkzaamheden combineert en een…