Commercieel Secretaresse | Teslin

Ben jij enthousiast, stevig in je schoenen en krijg je energie van persoonlijk contact? Vind je het leuk om veel verantwoordelijkheid te nemen, commerciële collega's te ondersteunen en tegelijkertijd zelf de regie te pakken over processen en klantcontact? En spreekt het je aan om te werken binnen een kleinere, professionele organisatie waar mensen elkaar kennen en waar jouw bijdrage direct zichtbaar is?

Voor Teslin, een betrokken investeringsorganisatie, in Maarsbergen zijn wij op zoek naar een Commercieel Secretaressevoor 32 tot 40 uur per week. In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke schakel tussen investeerders, prospects, relatiebeheerders en collega's. Je bent de rechterhand van drie relatiebeheerders, maar hebt tegelijkertijd een duidelijke eigen verantwoordelijkheid binnen de organisatie.
Je bent iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, gemakkelijk contact maakt en niet afwacht tot iemand vertelt wat er moet gebeuren. Je durft aan te geven als iets anders of beter kan.

Als Commercieel Secretaresse zorg jij ervoor dat de relatiebeheerders zich kunnen richten op hun commerciële werkzaamheden en het onderhouden van hun relaties. Jij zorgt dat de zaken daaromheen goed geregeld zijn. Daarbij heb je veel contact met investeerders en prospects en ben je mede het gezicht van Teslin.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• ondersteunen van drie relatiebeheerders bij het contact met investeerders, prospects, tussenpersonen en vermogensbeheerders;
• beantwoorden van vragen van bestaande en potentiële investeerders;
• telefonisch begeleiden van investeerders bij het gebruik van het online investeerdersportaal;
• uitleg geven over overeenkomsten, documenten en administratieve procedures;
• begeleiden van investeerders gedurende de klantreis, van eerste contact tot en met onboarding;
• coördineren en controleren van de investeerdersadministratie en bijbehorende documentatie;
• ondersteunen bij onboarding- en KYC-processen en contact onderhouden met externe dienstverleners;
• beheren van leads, plannen van afspraken en bewaken van commerciële vervolgacties;
• zorgvuldig vastleggen en bijhouden van klantinformatie en commerciële activiteiten in het CRM-systeem;
• verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit en volledigheid van het CRM en actief meedenken over verbeteringen;
• opstellen van rapportages en signaleren van commerciële kansen;
• fungeren als stevige en verbindende schakel tussen relatiebeheer, marketingcommunicatie, administratie en externe partijen;
• ondersteunen bij het organiseren van investeerdersbijeenkomsten, aandeelhoudersvergaderingen, lunches en andere evenementen.

Je bent niet alleen ondersteunend bezig. Je hebt een eigen verantwoordelijkheid en bent een belangrijke sparringpartner voor de relatiebeheerders. Je houdt hen scherp wanneer informatie ontbreekt, acties blijven liggen of afspraken moeten worden opgevolgd.

De ene dag heb je contact met een investeerder die hulp nodig heeft bij het online portaal. De volgende dag bereid je een bijeenkomst voor of zorg je dat het CRM weer helemaal op orde is. Juist die afwisseling maakt deze functie interessant.

Deze functie combineert persoonlijke dienstverlening met commerciële inzicht en administratieve verantwoordelijkheid. Je krijgt ruimte om eigenaarschap te nemen over het CRM-systeem en mee te denken over slimmere processen.

Daarnaast werk je mee aan uiteenlopende evenementen, zoals investeerderslunches, bedrijfsbezoeken, jaarvergaderingen en jubileumbijeenkomsten. Je komt terecht in een hecht team met korte lijnen, veel eigen verantwoordelijkheid en een informele sfeer.

Teslin hecht veel waarde aan persoonlijk contact. Veel investeerders zijn al jarenlang betrokken en…