Secretaresse met coördinerende

Het secretariaat is een belangrijke schakel tussen onze cliënten en behandelaren. Samen met je team zorg je ervoor dat de administratieve afhandeling rondom de behandeling van onze cliënten optimaal en geruisloos verloopt. Denk daarbij aan het inplannen of wijzigen van afspraken, aanmaken van cliëntendossiers, faciliteren van therapiegroepen, beantwoorden van e-mails en het te woord staan van cliënten.

In deze rol ben je grotendeels onderdeel van het team en doe je hetzelfde werk als je 5 collega’s, daarnaast vervul je een aantal overstijgende taken. Je bent aanspreekpunt richting de directie namens het team, houdt overzicht over de dagelijkse gang van zaken en geeft sturing aan de verbetering van interne werkprocessen. Je signaleert waar het beter kan, zet verbeteringen in gang en legt afspraken en werkwijzen vast op papier, zodat het team een eenduidige manier van werken heeft.

Je bent daarmee geen leidinggevende: personeelsplanning/bezetting, functioneringsgesprekken en ziekmeldingen/casemanager horen niet bij deze rol en zijn elders belegd. Wel is er, als je hierin doorgroeit, op termijn perspectief om door te groeien naar een rol met meer coördinerende verantwoordelijkheid.

Je fungeert als schakel tussen het secretariaat en andere afdelingen en bewaakt de samenhang in de dagelijkse praktijk. Je haalt op wat er speelt in het team, brengt dit samen en vertaalt het naar concrete verbetervoorstellen; de uiteindelijke besluitvorming en aansturing blijven bij de daarvoor aangewezen leidinggevende.

Je standplaats is Bilthoven. Incidenteel werk je op onze locaties in Arnhem of Utrecht.

We gaan graag in gesprek met je als je:

• een enthousiaste en stressbestendige collega bent die klantgericht en tactvol is naar cliënten, collega’s en donateurs;
• graag samenwerkt in teamverband en oog hebt voor de belangen en werkwijze van je collega’s, zonder jezelf boven het team te plaatsen;
• niet wacht op een opdracht, maar het werk ziet liggen en uit bent op verbetering;
• een collega bent met oog voor proces en structuur, die zaken graag concreet en op papier zet, zonder dat dit een leidinggevende functie is;
• ervaring hebt met werken in de GGZ;
• denkt en handelt op hbo-niveau, uitstekende schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid hebt en goed overweg kan met de Microsoft Office-programma’s.

Dit bieden wij jou:

• Een salaris conform CAO GGZ schaal FWG 35, tussen de € 2.735,- en € 3.560,-. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring;
• Een functie voor 24-32 uur per week, bij voorkeur beschikbaar op donderdag en vrijdag;
• Vooruitzicht op een vaste aanstelling als de match klopt;
• Perspectief om op termijn door te groeien naar een rol met meer coördinerende verantwoordelijkheid;
• Enthousiaste en gemotiveerde collega’s;
• Een dynamische, informele en fijne werkplek op een prachtige locatie.

Het Helen Dowling Instituut (HDI) is een onafhankelijke GGZ-instelling voor mensen met kanker en hun naasten. Onze onafhankelijkheid stelt ons in staat om op eigen wijze te werken en keuzes te maken die het beste zijn voor onze cliënten. Volledig in lijn met onze kernwaarden: toonaangevend, op eigen wijze en met aandacht. Wij zijn gevestigd in Bilthoven, Arnhem, Utrecht en Nijmegen.

De sollicitatieprocedure

Naast een kennismakingsgesprek vragen we je een korte praktijkcasus voor te bereiden of een korte presentatie te geven, waarin je laat zien hoe je in de praktijk met verbeterpunten of een concrete situatie zou omgaan. Dit geeft ons beiden een goed beeld van hoe je denkt en werkt. Het bellen van een referent en het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) maken onderdeel uit van de procedure.

24 – 32 uur per week

In overleg