Projectassistent civiele projecten

Projectbeheersing en Projectondersteuning

Bij de gemeente Hardenberg ondersteun je als projectassistent meerdere civiele projectleiders tegelijk. Jij zorgt voor overzicht en structuur, zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud van hun projecten.

De gemeente Hardenberg groeit en inmiddels telt de gemeente meer dan 62.935 inwoners. Hardenberg ontwikkelt zich tot een moderne stad in een landelijke omgeving, met een sterke regio, een aantrekkelijk buitengebied en goede voorzieningen. Dat doen ruim 550 collega’s samen, vanuit de kernwaarden vriendelijkheid, betrouwbaarheid en een goede samenwerking, met de aanpak “de Kracht van Gewoon Doen”.

Binnen het cluster (Civiele) Projecten werk je aan uiteenlopende projecten in de openbare ruimte, zoals reconstructies van wegen en riolering, het bouw- en woonrijp maken van nieuwe woonwijken en de inrichting van de openbare ruimte. De civiele projectleider stuurt deze projecten aan op onder meer planning, financiën, kwaliteit en risico’s. Voor dit cluster zoeken we een projectassistent die mee helpt om de projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen.

Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijkertijd. Je regelt onder andere de vergaderorganisatie, bewaakt acties en besluiten, beheert projectdossiers en ondersteunt administratief bij financiële verplichtingen. Ook het organiseren van inwonersbijeenkomsten hoort bij je rol. Zo geef je de projectleiders de ruimte om zich volledig te richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van hun projecten. Je hebt daarbij contact met collega’s, adviesbureaus, aannemers en nutsbedrijven, en je denkt actief mee over slimmere werkwijzen.

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders tegelijk bij de dagelijkse organisatie van hun projecten.
• Je organiseert overleggen en bewaakt acties en afspraken: je plant bijeenkomsten, verzorgt agenda’s en stukken en maakt notulen of heldere actielijsten.
• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van stukken, besluiten en correspondentie.
• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld bij het organiseren van documentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten.
• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten: je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en facturen en signaleert tijdig als iets aandacht vraagt.
• Je ondersteunt de communicatie met inwoners, bijvoorbeeld door inwonersbijeenkomsten te organiseren, uitnodigingen te versturen, een projectmailbox bij te houden en bewonersbrieven voor te bereiden.
• Je bereidt projectstukken voor en controleert ze, zodat informatie op tijd en compleet beschikbaar is voor overleg en besluitvorming.

• afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• minimaal 2 jaar werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector
• minimaal 2 jaar werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer
• werkervaring met het ondersteunen van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving
• werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij je zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning
• minimaal 2 jaar werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten
• werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten,…