Executive Assistent Raad van Bestuur

Krijg jij energie van een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is? Ben je iemand die vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Bij Mourik werk je dicht bij de besluitvorming van een groot familiebedrijf. Samen met je collega vorm je het directiesecretariaat en zorg je ervoor dat onze bestuurders zich kunnen richten op wat belangrijk is.

Een veelzijdige functie waarin zelfstandigheid, vertrouwen, professionaliteit en samenwerking samenkomen.

Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en initiatief te nemen. Tegelijkertijd sta je er niet alleen voor: je werkt samen met betrokken collega's in een organisatie waar de lijnen kort zijn en waar we elkaar gemakkelijk weten te vinden.

Samen met een collega vorm je het secretariaat van Raad van Bestuur. Je rapporteert aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en werkt nauw samen met de bestuursleden. Je zorgt dat afspraken, vergaderingen en belangrijke bijeenkomsten goed zijn voorbereid én opgevolgd. Daarbij denk je vooruit, houd je overzicht en signaleer je tijdig wat aandacht vraagt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je zorgt voor een professionele voorbereiding en ondersteuning van vergaderingen van de Raad van Bestuur (RvB), Raad van Commissarissen (RvC), STAK en Centrale Ondernemingsraad (COR). Samen met de Secretaris van de Raad van Bestuur zorg je dat agenda's en vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
• Je beheert en coördineert de complexe agenda's van de bestuurders. Je denkt mee over prioriteiten, stemt afspraken af en zorgt dat zij goed voorbereid zijn.
• Je notuleert bestuurlijke overleggen, legt besluiten en afspraken zorgvuldig vast en bewaakt samen met de Secretaris van de Raad van Bestuur de opvolging daarvan.
• Je bent een professioneel en toegankelijk aanspreekpunt voor bestuurders, commissarissen, aandeelhouders, divisiedirecties en andere interne en externe relaties. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende mensen en niveaus binnen de organisatie.
• Je verzorgt vertrouwelijke correspondentie, beheert bestuurlijke documenten en dossiers en gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie.
• Jij wordt enthousiast om een eenactieve rol bij de organisatie van groepsbrede bijeenkomsten, zoals directie- en managementdagen en andere evenementen binnen de Holding. Je denkt mee over de opzet, maakt een planning en zorgt samen met betrokken collega's voor een goede uitvoering.
• Samen met je collega zorg je voor een goed georganiseerd directiesecretariaat. Je stemt werkzaamheden af, ondersteunt elkaar waar nodig en denkt mee over hoe processen en de ondersteuning verder kunnen worden verbeterd.

Als onze Executive Assistent Raad van Bestuur herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt aantoonbare ervaring als directiesecretaresse of executive assistant op directie- of bestuursniveau, bij voorkeur in een complexe organisatie.
• Je werkt en denkt op hbo-niveau, schrijft helder en foutloos Nederlands en kunt ook in het Engels goed uit de voeten.
• Je kunt uitstekend notuleren, onderscheidt hoofd- van bijzaken en legt afspraken en besluiten zorgvuldig vast.
• Je bent discreet, communiceert professioneel en tactvol en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.
• Je denkt vooruit, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook als zaken anders lopen dan gepland. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en betrokkenen.
• Je bent attent, hebt oog voor detail en voelt goed aan wat er nodig is.
• Je bent vaardig met moderne digitale systemen en beheert informatie en documenten gestructureerd. Je hebt affiniteit met het vormgeven van presentaties…