Office Manager

Staat onze organisatie dankzij jou net zo stevig als dehekwerken en poorten die wij leveren?

Ben jij een organisatorisch talent dat overzicht bewaart,prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepelverloopt? Krijg jij energie van een veelzijdige functie waarin geen daghetzelfde is en waarin jij de verbindende schakel bent tussen collega's,klanten en leveranciers? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Bij Portus draait het niet alleen om sterke hekwerken enbetrouwbare poorten, maar ook om een organisatie die staat als een huis. Als Office Manager ben jij daarin een onmisbare schakel.

Vanuit onze vestiging in Hattem ondersteun je zowel het kantoor in Hattem als de vestiging in Boxtel. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en collega's en zorgt ervoor dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Je houdt overzicht over uiteenlopende administratieve, organisatorische en facilitaire werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles efficiënt en gestructureerd verloopt.

Of het nu gaat om het controleren van een levering van hekwerkonderdelen, het verwerken van leveranciersfacturen, het beheren van retourstromen of het actueel houden van prijslijsten en klantgegevens; jij zorgt ervoor dat zaken worden opgepakt en afgerond.

Dankzij jouw overzicht en organisatorische vaardigheden kunnen jouw collega's zich richten op waar zij goed in zijn: het adviseren van klanten en het leveren van hoogwaardige hekwerk- en poortoplossingen.

• Beantwoorden en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken;
• Beheren van de algemene infomailbox;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en collega's;
• Verzorgen van inkoopwerkzaamheden en onderhouden van contact met leveranciers;
• Controleren van leveringen en het signaleren van eventuele afwijkingen;
• Controleren en verwerken van facturen;
• Coördineren en beheren van retourstromen;
• Uitvoeren en organiseren van facilitaire werkzaamheden;
• Beheren en actualiseren van de website;
• Beheren en onderhouden van bedrijfsdata en administratieve systemen;
• Opstellen, beheren en actualiseren van prijslijsten;
• Ondersteunen van beide vestigingen bij administratieve en organisatorische werkzaamheden;
• Signaleren van verbeterpunten en bijdragen aan efficiëntere werkprocessen (met name in Odoo).

Wij zoeken geen standaard administratieve kracht, maar een echte regelaar. Iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, overzichtcreëren en het ondersteunen van collega's. Jij:

• Werkt gestructureerd en efficiënt;
• Houdt overzicht, ook wanneer meerdere zaken tegelijkertijd spelen;
• Schept orde in de dagelijkse dynamiek van een groeiende organisatie;
• Bent proactief en ziet werk liggen;
• Werkt nauwkeurig en neemt verantwoordelijkheid;
• Communiceert gemakkelijk met klanten, leveranciers en collega's;
• Bent zelfstandig, maar functioneert ook uitstekend binnen een team;
• Bent minimaal 32 uur per week beschikbaar, bij voorkeur 40 uur.

Daarnaast beschik je over:

• Ervaring in een vergelijkbare office-, administratieve of ondersteunende functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Ervaring met Microsoft Office en administratieve systemen.

• Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid;
• Een belangrijke rol binnen een groeiende organisatie;
• Een informele en collegiale werkomgeving;
• Ruimte voor eigen initiatief en procesverbeteringen;
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een marktconform salaris passend bij jouw kennis en ervaring (Range 3146
  -3889;
• 25 vakantiedagen en 13 ADV-dagen op basis van een fulltime dienstverband.

Ben jij degene die onze organisatie net zo stevig laat staan als de hekwerken en poorten die wij leveren? Dan maken wij graag kennis met je.