Executive Assistant | Directieondersteuning

Heb jij ervaring met directieondersteuning in een internationale omgeving en weet je overzicht te houden wanneer prioriteiten veranderen? Als Executive Assistant ondersteun je de directie bij complexe agenda’s, vergaderingen, communicatie en internationale dienstreizen. Je werkt nauw samen met je collega Executive Assistant, denkt vooruit en zorgt dat afspraken en acties tijdig worden opgevolgd.

Als Executive Assistant zorg je voor structuur en overzicht in de dagelijkse werkzaamheden van de directie. Je stemt agenda’s en prioriteiten op elkaar af, bereidt bijeenkomsten voor en onderhoudt contact met interne en externe betrokkenen. Daarbij schakel je tussen praktische zaken en onderwerpen die om discretie en zakelijk inzicht vragen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren van complexe agenda’s en afstemmen van afspraken en wijzigingen;

• plannen, organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen;

• notuleren, opstellen van actielijsten en bewaken van de opvolging;

• bewaken van deadlines en prioriteiten;

• fungeren als eerste aanspreekpunt voor de boardleden en de chairman, zowel telefonisch als op locatie;

• verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie;

• afstemmen van nationale en internationale dienstreizen met de afdeling Travel;

• organiseren van een passend programma tijdens dienstreizen;

• oppikken van signalen uit de organisatie en waar nodig zelfstandig actie ondernemen;

• overnemen van de werkzaamheden van je collega Executive Assistant bij afwezigheid.

Je werkt in een omgeving waarin agenda’s en prioriteiten kunnen veranderen. Daarom is het belangrijk dat je vooruitdenkt, duidelijke keuzes maakt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Samen met je collega zorg je voor continuïteit in de ondersteuning van de directie.

• beschikt over hbo werk- en denkniveau;

• hebt minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant in een internationale omgeving;

• spreekt en schrijft vloeiend Engels;

• hebt uitgebreide kennis van Microsoft Office en kunt goed werken met andere digitale systemen;

• beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en houdt overzicht bij wisselende prioriteiten;

• hebt zakelijk inzicht op strategisch en organisatorisch niveau;

• communiceert duidelijk en schakelt gemakkelijk met verschillende gesprekspartners;

• denkt vooruit, neemt initiatief en zoekt zelfstandig naar oplossingen;

• bent betrouwbaar, integer, flexibel en stressbestendig;

• treedt doortastend op en werkt zowel zelfstandig als in teamverband goed samen.

• werken binnen een innovatieve en internationale technische organisatie;

• een verantwoordelijke functie waarin je de directie rechtstreeks ondersteunt;

• nauwe samenwerking met een collega Executive Assistant;

• afwisselende werkzaamheden met interne en externe contacten;

• een werkomgeving waarin medewerkers trots zijn op wat zij ontwikkelen en bouwen.

Onze opdrachtgever is een gerenommeerde speler in de amusementsindustrie. Je vindt hun producten dan ook terug over de hele wereld, van Dubai tot de Verenigde Staten en van Duitsland tot China. Niet voor niets zijn ze één van de grootste spelers in de markt.

In hun fabriek in de regio Roermond bouwen ze dagelijks aan toonaangevende en spectaculaire constructies, die allemaal op maat en wens van de klant worden gemaakt. Ze streven naar de hoogste kwaliteit, maar houden vanzelfsprekend ook rekening met de hoogste veiligheids- en milieueisen.

Je komt te werken in een informeel team met gepassioneerde collega’s, die oprecht trots zijn wat ze maken. Wil jij ook je passie inzetten in jouw loopbaan?