Coordinateurs.trices de site des secrétariats médicaux

de site des secrétariats médicaux

Etablissement de droit public cantonal, le CNP a la mission de conduire la politique sanitaire du canton de Neuchâtel dans le domaine de la santé psychique, en collaboration avec les institutions partenaires. Le CNP vise la réhabilitation des patients souffrant de troubles psychiques par l’adoption d’un modèle de psychiatrie intégrée et communautaire; il met en œuvre les politiques publiques de promotion et prévention de la santé mentale;

il agit comme centre de référence dans le domaine de la formation professionnelle et de la recherche en psychiatrie.

La direction des finances, pour son secteur des secrétariats médicaux, recherche à pourvoir 5 postes de :

de site des secrétariats médicaux

Titulaire d'une maturité commerciale, au minimum d'un CFC d'employé.e de commerce, vous avez idéalement suivi une formation en management et avez déjà géré une ou plusieurs équipes administratives. Vous désirez intégrer une institution reconnue, spécialisée en santé psychique.

Dans le cadre de votre fonction vous serez amené
· e à organiser l’activité du secrétariat médical en garantissant un fonctionnement fluide, anticipé et aligné avec les besoins des unités cliniques et des patients. Fonction clé assurant la coordination opérationnelle et humaine des secrétariats médicaux sur un site du CNP, véritable personne ressource pour toutes les questions médico‑administratives, vous serez un.e privilégié.e pour les équipes pluridisciplinaires et prendrez en charge les activités les plus complexes grâce à la maîtrise des tâches de vos équipes.

• planifiez et coordonnez l’ensemble des activités du secrétariat médical
• encadrez et fédérez les secrétaires médicales, en assurant un management de proximité structurant et mobilisateur
• gérez les priorités et vous assurez de la continuité de l’activité
• garantissez une organisation fluide, efficace et de qualité de l’accueil physique et téléphonique des patients, visiteurs et collaborateurs, contribuant à véhiculer une image positive du CNP
• travaillez en étroite collaboration avec les médecins et cadres inter‑départements pour soutenir l’organisation clinique
• contribuez à la planification des médecins/thérapeutes et en assurez la mise à jour
• organisez, participez et assurez le suivi des colloques de site ou de séances thématiques
• assurez une gestion rigoureuse et conforme des dossiers médicaux, veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels
• veillez au respect des processus garantissant la qualité des prestations, l’harmonisation des pratiques professionnelles et la cohérence administrative
• participez aux projets institutionnels sur demande de la Responsable des secrétariats médicaux
• planifiez et optimisez les ressources (secrétaires, stagiaires, apprentis), gérez les remplacements de manière proactive
• conduisez les entretiens d’évaluation et accompagnez la montée en compétences de vos équipes
• apportez une aide opérationnelle lorsque nécessaire

• CFC d’employé.e de commerce ou titre jugé équivalent
• la maturité professionnelle et un diplôme de secrétaire médicale constituent un atout
• une formation continue en management de type CAS est requise
• une expérience de 3 ans minimum dans la gestion d’équipes administratives
• esprit fédérateur, force de proposition et aisance dans l’accompagnement du changement
• bonne capacité d'organisation et de gestion des priorités / du stress face aux situations d'urgence
• capacité d'analyse et esprit de synthèse
• excellentes compétences relationnelles et managériales vous permettant d’aborder les situations difficiles, de formuler des attentes claires et de contribuer à la résolution des conflits avec l’appui de la…