Administrative Assistant Vollzeit, unbefristet

Unternehmensbeschreibung

Abb Vie s mission is to discover and deliver innovative medicines and solutions that solve serious health issues today and address the medical challenges of tomorrow. We strive to have a remarkable impact on people s lives across several key therapeutic areas – immunology, oncology, neuroscience, and eye care – and products and services in our Allergan Aesthetics portfolio. For more information about Abb Vie, please visit us at  Follow Abb Vie on X, Facebook, Instagram, You Tube, Linked In and Tik Tok.

Herzlich willkommen bei Abb Vie! Als Teil eines internationalen Unternehmens mit über 48.000 Mitarbeitern weltweit und rund 3.000 Mitarbeitern in Deutschland hast Du die Möglichkeit, eng mit uns zusammenzuarbeiten, um die gesundheitlichen Herausforderungen von morgen zu meistern. Du hast eine Leidenschaft für die Verbesserung der Gesundheitsversorgung auf der ganzen Welt? Du möchtest Dein Fachwissen einsetzen, um die Lebensqualität von Patienten zu verbessern?

In einem herausfordernden Arbeitsumfeld, das Dir die Möglichkeit bietet, Deine eigenen Fähigkeiten zu erweitern und zu entwickeln? Dann bist Du bei uns richtig!

Gemeinsam Großes bewegen – als Administrative Assistant (all genders)

Aufgaben gebiet

• Selbständige Assistenz- und Planungstätigkeiten sowie organisatorische Tätigkeiten in Deutsch und Englisch
• Unterstützung der zum Betreuungsbereich gehörenden Mitarbeiter
  * innen bei jeglichen administrativen Aufgaben stellungen
• Organisation von Büroumzügen, auch für ganze Abteilungen (Ansprechpartner
  * in für das Raummanagement und die technischen Teams, Ausstattung von Arbeitsplätzen)
• Terminplanung und –Koordination der Bereichsleiter
  * innen sowie Postbearbeitung
• Organisation von Dienstreisen und Seminaren im In- und Ausland einschließlich Bearbeitung der Spesenabrechnungen
• Selbständige Organisation von internen und externen Meetings (Workshops/Offsite-Meetings etc.)
• Kunden- und Gästebetreuung (Erstellung der Agenda, Terminvereinbarungen, auch mit internationalen Gästen, Buchen von Hotelzimmern und Abendveranstaltungen)
• Selbständige Erstellung von Bestellungen auf mehreren Systemen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Dokumenten
• Organisation des Strahlenschutz-Bereitschaftsdienstes (Prüfung der Verfügbarkeit, Erstellung des Bereitschaftsdienstplans, Berechnung der Bereitschaftszuschläge)
• Betreuung des Auditoriums sowohl im Buchungsprozess wie auch das Hochfahren der Technik für die dort stattfindenden Veranstaltungen
• Mitarbeit bei der Harmonisierung der Abläufe mit Schwerpunkt Digitalisierung
• Pflege der Verteiler und Organigramme, lokal wie auch global

Qualifikationen

• Kaufmännische oder ähnliche Ausbildung mit mindestens fünfjähriger entsprechender Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sichere Anwenderkenntnisse von MS-Office und Outlook
• Teamplayer und Freude an der Arbeit im Team
• Eigenständige und resiliente Arbeitsweise
• Sicheres, freundliches und überzeugendes Auftreten

Wie wir gemeinsam Großes bewegen

• mit einem diversen Arbeitsumfeld, wo Du etwas bewirken kannst
• mit einer offenen Unternehmenskultur
• mit einer attraktiven Vergütung
• mit einem intensiven Onboarding inkl. einem Mentor
  * in
• mit flexiblen Arbeitsmodellen für eine gesunde Work-Life-Balance
• mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement mit umfassenden Gesundheits- und Bewegungsprogrammen
• mit betrieblichen Sozialleistungen
• mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten in einer internationalen Organisation
• mit hochkarätigen, attraktiven Entwicklungsmöglichkeiten
• mit einem starken, internationalen Netzwerk

Wir wurden mehrfach und weltweit zum „Great Place to Work“ gewählt und sind stolz darauf, unseren Mitarbeitern
* innen die Flexibilität zu bieten, die eine gesunde Work-Life-Balance gewährleistet. Wir nehmen unseren Einfluss auf die Umwelt und die Gesellschaft ernst und konzentrieren uns deshalb darauf, regelmäßig etwas zurückzugeben. Wir engagieren uns für Gerechtigkeit, Gleichheit, Vielfalt und Inklusion (EED&I) – das ist von grundlegender Bedeutung für uns. Dazu gehört die Wertschätzung unterschiedlicher Perspektiven, die Schaffung einer integrativen Kultur und…