Recordmanager

Wat ga je doen?

Bij het Team Documentaire Informatievoorziening (DIV) zetten we in op duurzaam informatiebeheer. Met vaste werkwijzen en informatie die goed bewaard wordt, gemakkelijk vindbaar en herbruikbaar is, en op het juiste moment vernietigd wordt. Vanuit jouw rol creëer je draagvlak voor deze visie binnen de hele politieorganisatie en adviseer je over het beheren, delen, overdragen en openbaar maken van informatie.

Als recordmanager beoordeel je aanvragen voor toegang tot informatieobjecten, voer je aanpassingen in inzagerechten door, begeleid je migratieprocessen en vernietigingsprocedures en stel je rapportages op. Hierbij krijg je veel vrijheid om – binnen afgesproken richtlijnen – zelfstandig beslissingen te nemen en mee te denken over procesverbeteringen of bijvoorbeeld de inrichting van recordmanagementapplicaties.

Je speelt een belangrijke rol bij complexe vraagstukken, waarbij je veel in gesprek bent met de proceseigenaren. Door je te verdiepen in hun werkwijze, ze mee te nemen in de voordelen van goed informatiebeheer en uit te leggen hoe ze daaraan kunnen bijdragen, signaleer en benut je verbetermogelijkheden. En op basis van DUTO-scans – DUTO staat voor Duurzame Toegankelijkheid – rapporteer je de verbeterkansen aan de productowner.

De politie zit midden in de transitie naar centraal georganiseerd duurzaam digitaal informatiebeheer. Team Documentaire Informatievoorziening is als onderdeel van de Dienst Facility Management de expert op dit gebied. We adviseren en ondersteunen zowel de collega’s in de operatie als in de bedrijfsvoering, verbeteren de informatievoorziening door nieuwe ontwikkelingen en innovaties te volgen en toegankelijke dossiers te bieden, en creëren bewustwording over het belang van duurzaam informatiebeheer.

Jij gaat als recordmanager aan de slag bij het Cluster Informatiebeheer, dat momenteel nog in oprichting is. Wij zijn de gesprekspartner die onze klanten ondersteunt bij het inrichten van goed informatiebeheer. Met optimale dienstverlening zorgen we dat collega’s op straat en in de bedrijfsvoering hun informatie vanaf het begin van een proces op de juiste manier invoeren, opslaan en beheren. En na afronding snel en makkelijk kunnen overdragen aan DIV.

Ook bewaken we verjaringstermijnen en het vernietigingsproces. Je werkt nauw samen met twee collega recordmanagers en recordbeheerders die voor de dagelijkse werkzaamheden worden aangestuurd door de coördinator recordmanagement onder verantwoordelijkheid van de clustermanager.

Jij vindt het leuk om actief met klanten in contact te zijn en kunt jouw inzichten, overtuigingen en conclusies goed overbrengen; zowel mondeling als op papier. Je hebt interesse in ontwikkelingen en innovaties in duurzaam informatiebeheer en bent nieuwsgierig naar het verhaal achter de data en hoe die gebruikt worden. Daardoor kom je zelf ook regelmatig met ideeën om data en processen beter te organiseren of collega’s beter te helpen.

Daarnaast kun je goed zelfstandig beslissingen nemen, werk je graag met anderen samen en ben je zorgvuldig in je analyses en rapportages.

Verder heb je:

• hbo werk- en denkniveau*, bij voorkeur een opleiding in de richting van Informatiemanagement of vergelijkbaar, en een diploma Leergang Aankomend Recordmanager of vergelijkbaar;
• ruime ervaring in een soortgelijke functie;
• bij voorkeur enige ervaring met Lean startup en Agile werken;
• bij voorkeur kennis van archivistiek, digitale informatie- en archiveringssystemen, ordenings- en ontsluitingsmethoden en
  -technieken, ECM-systemen en het werken met projecten en programma’s;
• de motivatie om je te ontwikkelen in je vakgebied door middel van trainingen of opleidingen.

De standplaats is Nieuwegein. Er is ruimte voor 1fte. Het betreft een functie voor 36uur per week.

Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren zetten we na een jaar de aanstelling om in een vaste aanstelling.

Verder kun je van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van…